2004년 하반기부터 기록관리 '혁신'이 본격적으로 전개되고 있다. 대통령비서실 기록 생산-관리 방식의 변화와 정부 확산, '기록관리 혁신 로드맵'의 확정, 그에 따른 기록관리법령 정비 등은 기록관리 수준을 몇 단계 높일 수 있는 조건이 되고 있다. 그러나 공공기관의 기록관리 실태는 '높은 수준'의 제도화를 따라가지 못하고 있는 것이 현실이다. 중요 기록의 미등록과 방치, 기록의 무단 폐기, 기록관리 담당기구의 미설치와 형식적 운용 등 잘못된 관행이 유지되고 있다. 곧 '높은 수준'의 제도화와 낮은 단계의 기록관리 실태가 한국 국가기록관리의 현 주소이다. 2000년 이후 기록관리 실패의 근본 원인이 1999년 기록관리법에 있기 보다는 "현행 법령의 기초적인 요구도 준수되지 않는 행정소홀과 무관심"에 있다는 지적은 시사하는 바가 대단히 크다. 기록관리 혁신 과정에서 그동안 기록학계와 시민단체가 근본적으로 문제제기 했던 과제들은 아직 해소되지 않았다. 즉 중앙기록물관리기관의 정치적 중립성과 독립성, 그리고 전문성 확보에 대한 대책은 기록관리 혁신 로드맵 수립과정에서 형해화 되었고, 기록관리법 개정안은 기록관리 혁신 로드맵의 성과를 부분적으로 반영하고 있으며, 또한 시행령에 많은 부분을 위임하고 있는 등 상당한 한계를 갖고 있다. 기록관리혁신 로드맵이 확정되고, 기록관리법령 개정이 추진되는 등 기록관리 분야의 외형적 성장은 가히 돋보인다. 그러나 "기록관리와 같은 국가행정의 기본 제도"를 발전시키는 것은 압축적으로 성장할 수 있는 일이 아니다. 따라서 기록관리 '혁신'의 과제는 명백하다. 장단기적인 계획과 통제 하에 제도화의 수준과 실태 사이에서 생겨 나는 차이를 좁혀 가는 것이다.

전자기록 시대를 맞아 여러 유형의 생산시스템에서 만들어지는 다양한 전자기록을 일관된 방식으로 입수하여 보존관리하면서 이용자들이 기록의 존재를 쉽게 검색할 수 있게 하고 원하는 내용을 배부해줄 수 있는 유연하면서도 안정적인 전자기록관리시스템을 설계하는 것이 필요하게 되었다. 전자기록관리시스템 설계의 가장 기본이 되는 것이 바로 보존관리되는 과정에서의 기록의 구성과 구조라고 할 수 있다. 이 논문은 3-레이어 접근방식에 따라 전자기록의 개념적 구성과 논리, 물리적 구조를 설계하는 과정을 설명하고 있으며, 이 과정에서 3-레이어 접근방식의 유용성을 보여주고 있다. 이 논문은 디지털 정보객체의 장기보존을 위한 참조모델인 OAIS의 정보 모델을 벤치마킹하여 보존패키지(AIP) 개념을 기록에 적용한 '기록AIP'의 구성과 구조에 대해 논의한다. 개념 레이어에서는 기록AIP를 구성하는 요소들을 메타데이터의 그룹을 식별해내는 작업이 핵심이며 특히 OAIS 정보모델을 통해 기록정보의 서비스를 위해 필요한 메타데이터 그룹을 기록AIP의 구성에 필수적으로 포함해야 한다는 것을 강조하고 있다. 논리 레이어에서는 보존전략(마이그레이션과 에뮬레이션)이 기록AIP의 구조에 미치는 영향과 기록AIP를 인캡슐레이션할 것인지 여부에 따른 구조에 대해 논의한다. 이 논문은 현재의 수준에서 사용할 수 있는 정보통신 기술과 각종 표준을 기준선으로 하여 기록AIP를 어떻게 구성하고 구조화할 수 있는지 논의를 정리하고 있다.

일반적으로 사적(私的)영역에서 수집되는 기록물, 즉 매뉴스크립트는 물리적 상태가 불량하고 기록물의 전후 맥락과 생산이력에 대한 정보가 파편적으로 수집되는 경우가 대부분이다. 때문에 수집형 기록관에서는 다양한 경로로 수집되는 기록물에 대한 생산기관(생산자)명을 효과적으로 통제하고 기록물 생산배경을 이해할 때 핵심요소인 출처정보를 축적할 필요가 있다. 수집형 기록관에서 이러한 전거제어와 출처정보 관리는 수집부터 체계화되어야 하며, 이는 수집시 관리과정까지 고려하여 필요한 정보를 구축하는 것을 의미한다. 이 논문은 민주화운동기념사업회 사료관이 개발한 사료관리시스템 가운데 전거제어 방식을 소개함으로써 수집형 기록관의 전거제어 및 출처정보 축적의 필요성을 확인하고 기록물 전거시스템을 구축할 때 고려할 사항들을 제안하기 위한 것이다. 이를 위해 본 연구에서는 사료관리에서 전거제어의 필요성을 알아보고, 사료전거제어 기준과 실무절차, 구축과정에 대해 살펴보았다. 사료관 사료전거시스템의 특징은 수집, 등록, 기술 등 각 업무 흐름에 따라 전거를 제어하고 출처정보를 관리하여 이를 사료의 지적 관리와 검색도구로 이용한다는 것에 있다. 끝으로 이러한 전거관리 사례를 통해 국제표준인 ISAAR(CPF)를 준용하여 기관마다 적합한 형태로 기술요소를 재구성하고 전거파일 유형을 설정하여 표준적으로 관리해야 할 것을 제안함으로써 향후 수집형 기록관에서 기록물 전거시스템을 구축하는데 있어 참고할 수 있도록 하였다.

정보제공에 대한 공공기관의 대응은 기록관리의 정비가 정보공개제도의 시행에 앞서 실천되어야 할 중요한 과제라는 것을 확인시켜 주었다. 특히, 주요 정보가 포함된 기록에 대한 공공기관의 정보 부존재, 비공개 및 비밀 처분의 남발은 공공기관에서의 기록관리에 대한 전반적인 의식변화는 물론 비공개나 비밀로 관리되는 기록에 대한 근본적인 개선이 시급함을 보여주었다. 본 연구는 이러한 문제의식에 근거하여 현재의 비공개 및 비밀기록 관리의 실태를 검토하고 이에 대한 개선방안을 제안하였다. 지금까지 비공개 및 비밀기록에 대한 연구는 법적,행정적 관점에서만 논의가 진행되어 주로 제도적인 측면만이 부각되었다. 그러나 이러한 논의는 비공개 및 비밀기록의 문제에 대한 본질적인 접근이 되지 못하는 한계가 있다. 비공개 및 비밀로 분류되는 정보는 결국 기록이 생산되는 시점부터 관리까지의 모든 프로세스가 합리적으로 수행되어야만 근본적인 개선이 이루어 질 수 있기 때문이다. 따라서 본 연구에서는 우리의 기록관리체계가 처리과, 자료관, 전문관리기관이라는 세 단계로 구분되어 기록의 라이프사이클 흐름을 적용하여 관리할 수 있는 방식을 취하고 있는 만큼 이러한 단계에 따라 비공개 및 비밀기록의 생산부터 활용에 이르기까지의 전반적인 문제를 살펴보고 그에 대한 개선방향을 제시하였다.

이 연구에서는 조선총독부 공문서와 같이 불균형 잔존하는 행정기록의 평가 방법과 절차를 개발하였다. 이를 위해 먼저 기존의 평가이론을 재구성하였다. 쉘렌버그 등의 평가론은 기록에 내재하는 가치를 평가하는 데 초점이 맞추어져 있었는데 반해 기능평가론 등에서는 기록 그 자체보다는 기록을 발생시킨 업무 행위를 평가하는 데에 주목하였다. 하지만 기록이 업무행위의 재현물이라는 점에서 볼 때 이 양자는 철학적으로 같은 것이며, 따라서 그 방법과 절차를 제대로 설계한다면 양자를 절충하여 사용하는 것이 가능하다. 또한 상대 평가의 방식이 거시적, 균형적 측면에서의 강점을 지닌다면 절대평가의 방식은 미시적 측면에서의 강점을 지니므로 이 역시 양자의 절충적 방법론을 구사하는 것이 가능하다. 이와 같이 기존의 평가이론들은 구체적인 평가 방법론의 개발이라는 측면에서는 상황과 대상의 특성에 따라 얼마든지 여러 형태로 조합할 수 있는 상호보완적 성격의 것들이라고 판단된다. 특히 이 글에서 다루고 있는 불균형 잔존 행정기록의 경우에는 어느 이론 하나를 취하여 방법과 절차를 세우는 것보다 이론에서 제시된 유용한 방법과 절차들을 적절하게 조합하는 일이 긴요하다. 조선총독부의 공문서를 평가하기 위해서는 먼저 처무규정류를 분석하여 총독부의 조직, 기능을 파악하고, 역사 해석적 방법을 동원하여 이들에 대한 거시적 가치 평가를 해야한다. 이를 토대로 하여 기능, 세부기능의 가치 서열을 고려한 조직기능 맵을 구성하여 이에 해당 기록을 매핑한다. 그런 다음 기록관리기관의 내적 환경등을 고려하여 평가 전략을 수립하고, 이를 토대로 다량 잔존 기록에 대해서는 상대 평가에 의한 미시평가를, 소량 잔존기록에 대해서는 오럴 자료의 생산 등 다른 수단을 제공하는 일 등을 수행한다. 이 연구는 기능분석, 역사해석적 작업, 기록의 상태평가 방법, 기준, 조선총독부 관보 및 기타 자료의 분석법 및 절차, 평가 아웃풋 이미지의 제시 등의 측면까지는 아직 이르지 못했다. 그런 의미에서 아직은 제언에 불과하고 앞으로의 연구 진척을 통해 부족한 부분 메워가야 할 것이다.

이 글은 2005년에 공개된 한일회담문서(1952-1965)를 중심으로 해서 우리나라 외교기록의 보존관리 및 공개 제도의 현황을 살펴보고 그 개선 방향을 검토한 것이다. 2000년 1월 <기록물관리법>이 시행되기 전에는 외교문서의 보존관리제도가 부실하여 중요 기록이 계통적으로 폐기되어 왔다. <기록물관리법>의 시행으로 외교기록의 보존관리 환경이 현저히 개선되었다. 특히 출처보전의 원칙에 따른 등록, 분류, 편철이 제도화된 것과 비밀기록 원본의 폐기가 금지된 것은 중요한 의미를 지닌다. 그러나 제도 개선을 위해서는 더 많은 기록관리 전문가가 배치되어야 하고, 폰드 형성도 이루어져야 한다. 외교문서 공개심의의 전문성을 강화하기 위해서 외교문서 공개 작업에 직업 외교관만이 아니라 역사학자, 아키비스트, 국제관계전문가 등 민간 전문가의 참여가 확대되어야 하고 이를 위한 제도적 개선도 이루어져야 한다. 한일회담문서의 보존관리와 관련해서는 일본, 미국 등 외국 생산 문서자료의 체계적인 수집보존 대책을 수립하고, 협상 참가자들의 개인기록의 보존관리대책을 수립하는 것이 필요하다. 역사학자, 아키비스트, 국제관계전문가, 국제법학자 등 전문가들로 간행위원회를 조직하여 국제적 규범에 따른 외교문서 편찬간행 사업도 추진해야 한다.

본 연구는 중국의 전문기록관의 하나인 도시건설기록관의 설립과정을 통해 도시건설기록의 발전과정을 살펴보고자 하였다. 또 하나 도시건설기록의 관리과정을 상해도시건설기록관을 통해 보고자 하였다. 중국은 1950년대 말부터 도시건설 과정에서 생산된 기록물을 일반 공공기록물과는 달리, 전업(special work)에 따라 관리한다는 원칙을 세웠다. 이리하여 도시건설을 담당하는 기관에는 도시건설기록을 전문으로 담당하는 당안실(records centres)가 만들어져, 이곳에서 도시건설기록을 집중적이고 통일적으로 관리하였다. 문화대혁명(Great Culture Revolution)기간 동안 기록관리는 정체 되어버렸지만, 혁명이 끝난 후 도시건설기록관리는 공전의 발전을 하였다. 1980년대부터 중국은 이전의 당안실 대신, 도시건설기록관(urban construction archives)을 통해 도시건설기록을 일원적으로 관리하기 시작하였다.1990년대 전국의 467개의 도시 중 332개의 도시에 도시건설기록관이 설립되었다. 상해시 도시건설기록관(Shanghai Municipal Urnan Construction Archives)은 1987년에 설립되어 23만권(files)의 도시건설기록을 보존하고 있다. 그 관리는 상해도시건설당안관리 임시판법(The Provisional Regulation of Management of Urban Construction Archives in Shanghai) 등 여러규정을 통해 관리하고 있다. 최근 중국의 도시건설기록관리는 새로운 방향을 모색하고 있다. 그 방향은 대체로 세가지로 요약할 수 있다. 첫째, 새로운 환경(시장경제체제, 정보공개의 현대화)에 맞는 도시건설기록관리체제를 수립하는 것이다. 둘째 기록을 관리만하는 것이 아니라, 기록의 컨텐츠를 개발하는 것이다. 마지막으로는 이윤을 창출이다.

기록을 관리하는 궁극의 목적은 이용 제공에 있다. 기록물전시회는 기록관 및 기록관리에 대한 대중적 인지도를 높이고, 이에 대한 관심을 제고시킬 수 있는 기회가 된다. 또한, 미지의 이용자에게 적극적으로 접근하여 서비스를 제공할 수 있다. 아울러, 아키비스트에게는 소장하고 있는 기록물에 대한 개괄적인 분류 및 평가를 할 수 있는 기회를 제공하기도 한다. 이러한 기록전시의 기능과 중요성에도 불구하고 기록물전시회를 개최한 기관 및 단체는 아직 많지 않은 형편이다. 본고에서는 대한불교조계종 중앙기록관의 역사기록전시 사례를 바탕으로 전시기획, 기록물 선별 및 전시 실제에 대하여 소개함으로써 기록전시의 참고 유형을 제시하고자 한다.