• 한국기록관리학회지
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• 제6권2호
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• pp.157-184
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• 2006

한 나라의 중심에 서 있는 대통령과 관련하여 생산해 낸 기록물은 대통령직 수행의 증거이며 역사적 핵심기록이라는 의미를 갖는다. 역사가 그들 활동의 증거를 토대로 심판할 수 있도록 이 핵심 기록을 제대로 생산하도록 제도적 기반을 갖추고 잘 관리해야할 책무가 있다. 역사적 평가는 증거 없는 기억만으로 이뤄질 수 없기 때문이다. 2007년 초 현재, 대통령기록물의 메카가 될 대통령 기록관 설립에 관한 의무조항을 포함한 대통령기록물관리 법률안이 국회에 계류 중이다. 대통령 기록관은 기록관 기능에 박물관, 교육 센터 역할을 수행하는 다기능적 국가기관으로 이해되어야한다. 또한, 이용도와 사료의 가치를 높이기 위해 수요자 지향적 행정 패러다임의 변화를 인식하고, 이용자 관점에서 서비스하는 자세가 요구된다. 본 논문에서는 행정 편의보다는 이용자 위주의 대통령 기록관 서비스 프로그램을 개발하기 위하여 미국 대통령 기록 박물관의 프로그램을 선진 사례로 먼저 살펴본 후, 한국 대통령 기록관의 서비스 프로그램 개발을 위한 가이드라인을 제안하고 적용 가능한 예를 제시하였다.

• 한국기록관리학회지
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• 제3권1호
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• pp.69-92
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• 2003

기록물의 등록과 기술은 기록물의 생산배경과 업무행위 관련 정보를 제공함과 동시에 그 이용을 가능하게 하고 검색을 편리하게 하는 데 있어 중요한 항목이다. 전자문서체제에서는 기록물이 일정기간 생산기관에서 활용되다가, 준활용단계가 되거나 비활용단계가 되어 기록물을 처리할 때에도 등록시 입력되었던 data 요소들이 그대로 활용되기 때문에, 전자기록체제 하에서 기록물의 등록사항은 과거 어느 때보다 중요한 요소가 되었다. 본고에서는 한국에서의 기록물 등록 및 기술사항을 국제표준과 비교 분석하여 다음과 같이 제안하였다. 우선 등록부분에서는 기본등록단계에 내용기술을 넣어, 첨부여부 쪽수 결재사항 등을 기술하도록 하고, 각기 항목으로 되어 있는 첨부번호, 결재권자, 확인란 등은 생략한다. 세부등록단계에서는 발송방법, 발송등록 분류등록 전체 수정, 특수목록 등을 생략하되, 등록할 필요가 있는 것은 내용기술에서 서술한다. 다음으로 체제 판본 문서링크 적요 등 기록물의 구조와 등록된 체제가 어떤 것인지에 대한 정보 즉 생산맥락 및 링크 등을 등록항목에 넣도록 한다. 기술부분에서는 우선 다층기술을 채택하되, 퐁과 시리즈 계층의 기술을 도입한다. 국제표준정리기술규칙인 ISAD(G)와 ISAAR(CPF)를 적용하여 전거통제 정보 및 비고영역과 마찬가지로 체계와 구조에 관한 정보, 예컨대 기록물의 범위 및 내용, 기술단위의 한도 및 매체, 행정 기관연혁 검색도구 등과 아키비스트의 주기 및 기록물 이력 기록물처리 기록(Documentation)을 기술할 수 있는 새로운 기술표준을 마련하되, 전자기록물 관리에 필수적으로 요구되는 항목들을 편입한다. 또한 제안된 사항을 실행하기 위해 법령개정이나 통합적으로 자동화도니 영구보존기록물관리 시스템을 조정하며, 등록과 기술을 수행할 훈련받은 전문인을 배치한다.

• 기록학연구
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• 제19호
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• pp.251-291
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• 2009

행정정보시스템은 계속 숫자가 증가하고 있음에도 불구하고 기록관리의 사각지대에 있어서 시스템이 노후화되거나 새로 개발되는 경우 기록이 손실될 위험을 내포하고 있다. 또한 기록관리를 염두에 두지 않고 설계되었기 때문에 기록의 특성과 요건을 만족하지 않은 상태로 관리되고 있다. 기록관리 선진국에서는 정부차원에서 데이터세트 기록의 중요성을 인지하여 데이터세트 아카이브를 운영하는 사례도 있고, 보존을 위한 관리체계나 보존포맷에 대한 프로젝트를 수행한 사례도 있다. 우리나라도 데이터세트에 대한 기록관리 체제와 개별 행정정보시스템에 대한 연구가 조금씩 수행되고 있으나 공식적인 관리 체계가 수립되지는 않은 상태이다. 본 논문에서는 이러한 방향성에 기본 하여 전자정부 추진 전략의 틀에서 데이터세트 식별체계의 수립과 기록관리기준의 설정 전략을 제안하였다. 행정정보시스템 기록화를 위한 데이터세트 선별 절차를 (1)기록화 대상 데이터세트 결정, (2)데이터세트 기록 건 식별 단계, (3)데이터세트 기록의 관리계층 구성 단계로 나누어 정리해보았다. 이 논문은 데이터세트에 대한 보존포맷이나 데이터세트 아카이브 단계에서의 관리절차 등 아카이빙 단계의 문제는 연구내용에 포함하지 않았다.

• 기록학연구
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• 제10호
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• pp.226-273
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• 2004

The characteristics of the records management systems of the Japanese colonial government can be summarized as follows. First, the Government General adopted a "decentralized retention" of public records. The Government General did not establish its own archives for central preservation of permanent public records. Colonial agencies established its own records office and the records office managed the records its agency created. Secret records and police records were exception. They were retained by the Secretary Office of the General Affairs Division and Police Division of the Chosun Government General respectively. Second, filing systems and retention periods of the public records followed the hierarchic structure of organization. In the headquarter of the government, records were filed by a "bureau-division-activity-file" classification system and a retention period of a file was given automatically by each unit the file belonged. A closed and cut-off file was retained and arranged according to its creating unit, creating year, and retention period. The filing system was easy to use once the filing system was established well, but to make it work effectively changes in activities and organizations should be on a reflected regular basis. It had an advantageous effect that permanent records could be preserved in a unified way throughout the organization. However, it is very critical to determine the permanent records in a professional way. Selection of the permanent records should be done professionally and in a historical perspective. Otherwise, the records retained as permanent records were not the records having an enduring value. And that was not done by the colonial government. Third, classification and scheduling of records were carried out by a creating division, rather than by the Records Office, mostly from the 1920s. Compilation of the records was also done by the creating agency. It implies that the records management lacked the professionalism. In conclusion, the records management system of the Chosun Government General wes nither modern nor user oriented. It managed the records for solely administrative purpose, i.e. effective colonial rule. The legacy of the colonial records system still exists in the public records system in Korean government. One should criticize the lack of will and efforts to modernize the public records system since the establishment of the Korean government while should reflect the historical origins of the records system in Korea.

• 한국기록관리학회지
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• 제5권2호
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• pp.183-193
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• 2005

세계에서 생산되는 막대한 정보 양의 상당 부분은 디지털로 생성되고, 매우 다양한 포맷으로 되어있다. 2001년 5월 유네스코의 이사회 회의 동안, 회원국들은 디지털 유산을 보호하기 위해 신속한 행동을 취할 필요성에 동의하였다. 이에 대한 유네스코의 관심은 전혀 놀랄만한 일이 아니다. 유네스코는 부분적으로는 세계 사람들의 문화, 과학 및 정보 유산의 보존과 향유를 장려하고 가능하게 하기 위하여 존재한다. 디지털 유산의 성장과 그것의 취약성은 결코 간과할 수 없는 것이었다. 우리 사회는 글로 쓴 아카이브의 패러다임, 수백 년 동안 발전해온 패러다임의 종식을 목격하였다. 20세기 동안 새로운 매체가 이와 같은 이름난 전통에 현명하고도 겸손하게 합류하였다. 이 패러다임은 이미 변형되었고, 자리를 차지한 장치들은 정보기술의 가차 없는 전진과 그것들이 야기한 양적 팽창을 다룰 수 없다. 이것은 기록의 유지 관리를 전문으로 하는 기관들의 능력 밖이다: 신속하고 완전하게 이전의 기록과 아카이빙 체제를 변모시키면서, 전적으로 새로운 정보의 제도가 구축되어야 할 것이다. 만약 이 전환이 일어나지 않으면, 우리 사회는 우리의 집단적 사회적 기록에서 돌이킬 수 없는 훼손을 겪게 될 것이다.

• 기록학연구
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• 제26호
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• pp.63-93
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• 2010

이 글은 지방자치가 성숙되기 위해서는 기록문화가 발전해야 함을 밝힌 글이다. 우리나라에서 1994년에 지방자치 선거가 실시되어 자치단체 활동을 수행한 지 16년이 지났다. 지방자치는 지방의 경제적 자립, 지방민의 의식 성장 등이 이루어져야 제대로 이루어질 수 있다. 아울러 지방의 기록이 잘 관리되고 공개 활용된다면, 지방자치가 활성화될 수 있을 것이다. 그러나 해방 이후 현재까지 지방자치단체의 기록들이 제대로 관리되지 못하였다. 지방자치단체의 기록보존소가 제대로 설립되지 못하고, 조직 예산 및 전문인력 등이 제대로 배치되지 않아 지방기록관리가 원활히 수행되지 못하였다. 그 결과 의미있는 지방기록이 남아 있지 않아 지방행정시책 및 흐름을 알 수가 없다. 지방자치단체의 기록이 잘 관리된다면, 행정의 효율화, 행정의 책임화, 행정의 투명화가 이루어질 수 있다. 지방공무원의 업무경험과 사업경험이 기록으로 생산되고 관리되어 후임 공무원 및 지역민에게 참조되고 활용되어야 행정의 효율이 높아질 것이다. 아울러 업무 기록이 잘 관리되어야, 그를 바탕으로 각 단계별로 책임소재를 규명할 수 있다. 지방자치단체는 모든 행정절차와 결과를 주민에게 공개하여 행정의 투명성을 확보할 수 있다. 현재의 상황에서 지방자치단체의 기록을 관리하기 위한 전제 조건은 기록물관리기관 및 전담기구의 설치와 기록물관리 전문요원의 배치이다. "공공기록물 관리에 관한 법률"에는 2007년 12월 31일까지 시 도지사가 행정자치부장관 등과 협의하여 지방기록물관리기관의 설치 및 운영 등에 관한 계획을 수립하도록 명시하였으나, 아직까지 이루어지지 않고 있다. 기록물관리기관이 설치되고, 기록물관리 전문요원을 비롯한 기록관리팀이 신설되어 운영되어야 지방기록관리는 비로소 제대로 이루어질 수 있을 것이다. 나아가 이를 바탕으로 기록문화운동이 활발하게 전개되어 지방 공무원 및 지방민들이 지방 기록의 중요성을 인식하고, 지방기록관리를 검증하고, 지방의 기록을 공개하여 연구자와 주민들이 활용할 수 있을 때, 지방자치는 한 단계 높아질 것이다.

• 한국기록관리학회지
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• 제18권3호
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• pp.145-163
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• 2018

공공기관의 기록물관리 업무에 QR코드의 도입사례를 알아보고 이를 통해 이용자의 업무만족감을 높이는 방안을 제시하고자 하였다. QR코드의 정의와 기록관에서 제공할 수 있는 이용자서비스에 대해 살펴보았고 QR코드를 이용한 도입사례를 살펴보았다. 기록관에 QR코드를 적용하려는 이유는 현재 공공기관에서는 기록물관리전문요원의 1인체제이다. 직원 수와 기록물의 양은 방대해지고 있다. 모든 업무의 내용을 숙지하여 정확하게 설명해야하고 기록관리 생애주기 이해가 부족한 직원들에게 전문적인 내용을 무한반복 설명을 해야하는 어려움이 있다. 도입사례로는 비전자 기록물등록 방법 안내, 중요기록물 및 행정박물 위치 및 이력 안내, 표준기록관리 교육 제공으로 나눴다. 이를 연구자가 제작한 '기록관리 안내서'(QR코드 유무)를 부산광역시 S구청 공무원들을 대상으로 실험집단과 통제집단으로 나누어 적용하여 연구하였다. 기록관리안내 만족도는 QR코드 활용 유무에 따라 의미 있는 차이가 있었다. 2017년 12월, 1차 조사와 2018년 3월 2차 조사를 비교분석하였을 때 실험집단의 경우 1차 조사에서 평균 2.94였으나 2차 조사에서 3.75로 결과치가 높게 나타났으며 통계적으로 의미가 있었다. 이는 기존의 활자로 제공하는 안내보다 QR코드를 도입하여 안내 하는 것이 높은 만족도를 보인다고 할 수 있다. 본 연구는 QR코드를 활용한 공공기관의 기록관리 도입사례와 이용자 만족도를 알아보는 것이지만 기록관리시스템(RMS)과 문서생산시스템에 접목시켜 완성도가 높아질 수 있도록 하는 것이 향후 과제이다.

• 정보관리학회지
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• 제23권1호
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• pp.335-352
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• 2006

정보통신부는 지식정보 강국의 실현을 위해 2000년부터 지식정보자원관리사업을 추진하여 오고 있다. 이 사업으로 역사, 교육, 문화, 과학기술 등의 주요한 지식정보자원이 디지털화되어 인터넷 서비스되고 있다. 역사분야에서는 경상대학교 문천각, 국가보훈처, 국사편찬위원회, 독립기념관, 민족문화추진회, 민주화운동기념사업회, 서울대학교규장각, 성균관대학교 존경각, 전쟁기념관, 한국국학진흥원, 한국여성개발원, 한국학중앙연구원 등의 12개 기관이 참여하였다. 12개의 역사분야 정보시스템은 상이한 기능적 사용자 인터페이스를 가지고 있어 사용자들의 정보시스템 사용에 혼란을 주고 있다. 따라서 사용자의 편리성 증대를 위해 기능적 사용자 인터페이스의 표준화가 시급한 과제이다. 이글에서는 정보검색과 검색결과제시의 두 측면에서 12개의 역사분야 인터넷 정보시스템이 채택한 기능적 사용자 인터페이스의 공통점과 차이점을 기술하여 표준화된 기능적 인터페이스 마련을 위한 기초 자료를 제공하고자 한다.

• 한국기록관리학회지
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• 제4권1호
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• pp.1-21
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• 2004

기록은 기억의 유지를 위하여 또는 특정 목적을 위하여 만들어져 과거활동에 대한 증거, 의사결정의 근거자료로 활용된다. 특히 공공기록은 기관의 업무를 수행하는 기초적인 행정수단으로 기관의 활동에 대해 지속성과 일관성을 부여하기 위해, 정책결정을 효율적으로 내리기 위해 보존되어 왔다. 이제 공공기관은 업무적, 증거적, 역사적 가치가 있는 공문서는 관리하고 기록으로 보존해야 한다. 또한 공공기관은 위치적으로 떨어져 있는 기관간의 의사소통 및 정보교환을 보다 신속하게 그리고 효율적으로 수행하기 위하여 전자우편서비스를 이용하고 있다. 이에 따라 전자우편문서 형태로 공문서가 전달되고 활용되므로 이제 공공기관은 전자우편에 담겨진 메시지를 공공기록물로 취급하고 다른 형태로 생산된 기록물과 동등하게 기록관리시스템에서 관리되고 보존되어야 할 것이다. 본 연구의 목적은 전자우편시스템에서 생산되어 전달되고 활용되어온 기록을 기록관리시스템으로 캡쳐하여 이용자들에게 접근이 가능하도록 하려는 공공기관에 전자우편문서를 기록물로 관리할 수 있는 전략을 제공하는 것이다. 본 연구는 공공기관이 전자우편시스템과 전자우편문서를 효과적으로 관리할 수 있도록, 기록물로서의 전자우편문서의 정의, 전자우편문서 관리를 위한 원칙, 전자우편문서 관리를 위한 최선의 실천방안 등을 다루었다.

• 기록학연구
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• 제71호
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• pp.237-272
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• 2022

2019년부터 국가기록원의 주도로 행정정보데이터세트 기록관리체계 구축 시범사업이 본격적으로 시작되었다. 2021년까지 3년에 걸친 사업의 결과를 바탕으로 개선된 행정정보데이터세트 관리방안이 공공기록물 관련 법령과 지침에 반영될 예정이다. 이를 통해 행정정보데이터세트는 본격적인 공공기록관리의 대상이 된다. 공공기록이 전자문서 중심으로 전환되었고 행정정보시스템의 데이터세트까지 본격적인 공공기록관리의 대상으로 포함되었지만, 기록을 구성하는 원 자료(raw data)로서의 데이터 자체의 품질 요건에 관한 연구는 아직 부족한 상황이다. 데이터 품질이 보장되지 않으면 데이터의 구성체이며 기록의 집합체인 데이터세트는 기록의 4대 속성 전체가 위협받게 된다. 더욱이 표준기록관리시스템의 규격을 고려하지 않고 기관 실무 부서의 다양한 요구를 반영하여 구축된 행정정보시스템의 데이터는 기록관리 관점에서 그 품질에 대한 신뢰성이 부족할 경우 공공기록 자체의 신뢰성을 확보할 수 없을 것이다. 본 연구는 2021년 국가기록원에서 진행한 "행정정보데이터세트 기록정보 서비스 및 활용모형 연구"에서 제시된 행정정보데이터세트 관리방안을 기반으로, 적극적으로 개념이 확장된 평가, 그중에서 데이터 품질평가에 관한 연구를 수행하였다. 범정부적으로 추진되고 있는 다양한 데이터, 특히 공공 데이터 관련 정책과 가이드를 참고하여 기록관리 차원에서의 품질평가 요건을 도출하고, 구체적인 지표를 제시해 보고자 한다. 이를 통해 향후 본격화될 행정정보데이터세트 기록관리에 도움이 되기를 기대한다.