■ 잘되는 농장은 기록 관리부터 남다르다!
주로 후일에 남길 목적으로 어떤 사실을 적는 것을 기록이라 한다. 기록은 현재와 미래의 더 나은 결과를 위한 정보 자원으로 활용된다. 농장을 운영하면서 사양관리와 농장운영 전반에 대한 모든 결과를 기록하는 것이 쉬운 일은 아니다. 바쁜 농장 일정 가운데 기록을 남기기 위해 따로 시간을 할애해야 하는 일만큼 번거롭고 성가신 일도 없다. 적어도 농장 일과에서의 기록은 주요 업무 중의 하나임을 깨닫고, 기록이 가져오는 탁월한 성과를 인식하기 전까지 기록은 부담스러운 마음의 짐일 수밖에 없다.
잘되는 농장들은 기록 관리도 우수하다. 이들 농장들은 반복되는 계군에 대해 꾸준히 각종 기록들을 관리하고 잘 활용하고 있기 때문에 좋은 성적을 거둘 수 있는 것이다. 기록의 활용도는 농장의 체계와 기록에 대한 관심, 그리고 분석력에 따라 차이를 보인다. 기록을 하는 것도 중요하지만 기록의 분석과 활용을 통한 생산성의 꾸준한 향상을 꾀하는 것이 더 중요하다.
먼저 기록 관리의 필요성과 활용 범위를 살펴본 뒤 성적이 우수한 농장들은 어떻게 기록관리를 하고 있는지 그 노하우를 알아보도록 하자.
1. 기록관리의 필요성
1) 업무수행을 위해
농장의 업무는 수시업무, 주간업무, 분기 및 반기업무, 년간업무 그리고 농장 내부의 일과 대외적인 업무로 분류된다. 효과적인 업무 수행과 업무 누락 방지를 위해 업무별수행 계획서를 작성하고, 일의 성과를 기록으로 남기는 일은 반드시 필요하다.
2) 업무 수행의 증거
농장의 일상 업무 수행과정에서 일어나는 일의 결과는 기록으로 증명된다. 일을 하고도 기록이 남지 않으면 일의 효율이 떨어질 뿐만 아니라 시간이 지나면 무었을 했는지, 또 무엇을 해야하는 지 파악하는 데도 어려움이 따른다. 기록이 없으면 꼭 해야 할 일을 하지 못해 큰 어려움을 당할 수도 있다. 따라서 농장 업무상 기록을 남기지 않은 것은 일을 하지 않은 것으로 간주하는 의식이 필요하다. 기록은 수행된 업무에 대한 증거와 책임을 강화하는 수단으로 활용되며 의무를 부여하는 가치로 드러나기 때문이다.
3) 정보 자원으로써의 활용
기록은 현재와 미래의 더 나은 결과를 위한 정보 자원으로 활용된다. 기록이 단순한 기록으로만 머문다면 기록은 제 값어치를 못하게 된다. 계군에 대한 백신프로그램, 각종 모니터링(혈청모니터링, 환경모니터링 등), 성적향상을 위한 시도와 분석치, 계절별 사양관리의 결과, 투약의 결과 등 농장에서 수행되는 모든 일에 대한 기록은 그 자체로 귀한 정보이다. 이 정보를 기록 분석하고 다음 계군에 활용하면 좀 더 나은 생산성을 얻는데 상당히 도움이 될 수밖에 없다.
2. 농장 기록의 활용범위
1) 농장 홍보
최근 많은 농장들이 자체 브랜드를 개발하여 특화 혹은 기능화된 계란이나 계육을 생산하고 있다. 기록의 형태는 단순히 기록지에 수기로 하는 경우가 대부분이지만, 자체 브랜드나 농장홍보를 위해 사진, 그림, 동영상 등의 다양한 형태로 기록을 유지하고 활용하는 농장들이 늘어나고 있다.
2) 각종 인증시스템 유지
기록은 HACCP, 무항생제 등 농장에 도입한 인증시스템을 유지하고 있다는 증거로 활용된다. 각종 인증 시스템을 유지하기 위해 수행되는 업무의 결과가 기록으로 남는다. 인증 시스템의 한 예로 농장 사육단계 HACCP 시스템이 농장에 도입되면서 기록에 대한 인식이 달라지고 있다. 사육단계 HACCP 시스템은 각종 선행요건과 HACCP PLAN을 수행하는 과정에서 필연적으로 기록을 유지하게 되어 있다. 사육단계 HACCP 시스템이 농장의 기록문화를 정착시키는 데 큰 역할을 한 것이다.
3) 업무효율성 향상
업무의 결과로 드러나는 기록은 다양한 각도에서 분석이 가능하다. 업무의 성과, 인원 투입에 대한 효율, 업무 수행 시간 등 다양한 각도에서 분석한 기록들은 추후에 수행될 일에 반영됨으로써 업무 효율을 극대화된다.
4) 성적분석 및 개선책 수립
농장에서 행해지는 기록 가운데 가장 핵심사항이라 할 수 있는 성적분석은 수익분석과 직결되어있다. 모든 기록의 궁극적 목표는 생산성 향상을 위해 이루어진다고 해도 과언이 아니다. 계군에 대한 생산성 분석이 이루어지고 나면 성적향상을 위한 개선책을 수립하고 다음 계군에 대해 이를 적용하여 보다 나은 성적을 거두기 위한 전략을 수립한다. 상세한 기록은 세밀한 분석치를 제공하며 이러한 분석치들은 생산성향상뿐만 아니라 과거의 실수와 착오의 반복을 예방하기 위해서도 훌륭히 활용된다.
5) 직원교육자료
농장관리 전반에 걸친 기록은 그 자체가 농장의 역사이자 훌륭한 교육자료가 된다. 계군의 입추에서 출하까지의 전 과정(사료관리, 음수관리, 환기관리, 온도 관리 등)에 대한 기록, 업무효율을 위한 분석 기록, 계군 성적을 향상시키기 위한 분석 기록 등은 직원 교육을 위한 훌륭한 교재로 활용될 수 있다.
3. 잘되는 농장의 기록은?
1) 미루지 않고 즉시 기록한다.
어떤 일에서도 마찬가지겠지만 당장 하지 않고 미루는 일은 업무 효율을 떨어뜨리는 비생산적 행위다. 성적이 우수한 농장들은 좋은 성적만큼 기록도 우수하다. 그리고 모든 기록은 즉시 이루어진다.
록의 특성상 이전에 행해진 일을 기록하지 않은 채 이후에 행해지는 일을 기록하는 것은 맞지 않다. 먼저 된 일을 기록하지 않고 미루어 놓으면, 그 다음 일에 대한 기록도 자연 미루어지기 마련이다. 이렇게 몇 차례 기록이 누락되면 기록 자체를 포기하게 되는 형극에 빠지게 된다. 성적이 우수한 농장은 결코 기록을 미루지 않는다.
<그림1> 농장 기록관리 활용 범위
2) 상세하고 구체적으로 기록 한다.
성적이 우수한 농장들의 기록은 매우 상세하고 구체적으로 이루어진다. 약품을 사용하는 경우에도 어떤 제품을 몇 리터 혹은 몇 그람을 사용했는지를 기록하므로 정확한 약품의 재고 파악이 이루어 질수 있다. 또 부득이하게 항생제를 사용했을 경우에는 정확한 휴약 기간을 적어놓고, 백신을 사용하더라도 접종일은 물론이고 제품명, 회사, 접종팀에 대한 정보까지 상세히 기록한다. 또 백신을 접종하고 나면 백신 라벨지를 관리기록부에 붙여두어 약품에 대한 정확한 정보를 언제든지 확인할 수 있도록 한다. 약품대장을 기록할 때도 유효기간과 보관 상태를 점검해서 기록한다. 사료 입고도 동별로 구체적으로 기록한다.
3) 기록에 대한 마인드가 다르다
기록하는 것을 좋아 하는 사람은 많지 않다. 그러나 잘 되는 농장들은 기록에 대한 마인드도 각별하다. 기록이 간소화되면 몸이야 편하겠지만 다소 기록해야 할 종류가 늘어나더라도 귀찮게 생각하지 않고 또 다른 생산성 향상의 기회라고 긍정적으로 받아들인다. 또 매일 변하는 날씨와 온도 등 생산성에 직/간접적으로 영향을 미치는 환경적 변화까지도 기록하여 계군 관리에 적극적으로 활용한다. 그리고 가끔 기록하게 되는 계군 출하일지나 입식기록과 같은 내용의 기록부도 시간이 허락되는 한 자주 점검하여, 기록이 빠지는 일이 없도록 하겠다는 마음가짐을 가지고 있다.
4) 기록물에 대한 분석이 남다르다.
기록을 유지하는 것도 중요하지만, 이를 바탕으로 실시되는 분석은 더 중요하다. 기록이 단순히 기록으로만 남는다면 그것이 가져다주는 장점을 십분 활용하지 못하는 결과가 된다. 잘되는 농장들은 성적을 올리기 위해 적용된 특정사양관리(체중관리, 육성관리, 점등관리 등)가 효과가 있었는지, 생산성과 연관된 사료급여량, 약품 투약비율의 분석, 백신프로그램이 어떤 결과가 나타났었는지 등을 정확히 분석하고 차기계군에 적용하여 더 나은 생산성을 꾀한다. 그리고 계군 성적분석을 계사 관리자와 관리책임자들에 대한 장려금 지급 기준으로 활용하여 계사 관리자들이 보다 나은 성적을 거두기 위해 더 많은 노력을 기울이게 한다. 또 컴퓨터 프로그램을 이용하여 농장기록관리 분석을 함으로써 기록 분석에 대한 시간과 노력을 절감하고 보다 더 정확한 분석을 이루어낸다.
‘기록하지 않은 사실은 있었던 것이 아니다’라는 말이 있듯이 기록의 중요성은 두 번 강조해도 지나치지 않다. 과거의 기록은 현재의 과오를 막고 현재의 기록은 미래의 생산성 향상의 발판이므로 번거로운 업무로만 여길 것이 아니라 사양 못지않게 신경 써야 하겠다.