전자우편문서의 기록관리적 접근전략에 관한 연구

A Study on Managerial Strategies of Electronic Mail(E-Mail) Messages as Records

기록은 기억의 유지를 위하여 또는 특정 목적을 위하여 만들어져 과거활동에 대한 증거, 의사결정의 근거자료로 활용된다. 특히 공공기록은 기관의 업무를 수행하는 기초적인 행정수단으로 기관의 활동에 대해 지속성과 일관성을 부여하기 위해, 정책결정을 효율적으로 내리기 위해 보존되어 왔다. 이제 공공기관은 업무적, 증거적, 역사적 가치가 있는 공문서는 관리하고 기록으로 보존해야 한다. 또한 공공기관은 위치적으로 떨어져 있는 기관간의 의사소통 및 정보교환을 보다 신속하게 그리고 효율적으로 수행하기 위하여 전자우편서비스를 이용하고 있다. 이에 따라 전자우편문서 형태로 공문서가 전달되고 활용되므로 이제 공공기관은 전자우편에 담겨진 메시지를 공공기록물로 취급하고 다른 형태로 생산된 기록물과 동등하게 기록관리시스템에서 관리되고 보존되어야 할 것이다. 본 연구의 목적은 전자우편시스템에서 생산되어 전달되고 활용되어온 기록을 기록관리시스템으로 캡쳐하여 이용자들에게 접근이 가능하도록 하려는 공공기관에 전자우편문서를 기록물로 관리할 수 있는 전략을 제공하는 것이다. 본 연구는 공공기관이 전자우편시스템과 전자우편문서를 효과적으로 관리할 수 있도록, 기록물로서의 전자우편문서의 정의, 전자우편문서 관리를 위한 원칙, 전자우편문서 관리를 위한 최선의 실천방안 등을 다루었다.

Records may furnish proof of a particular action, contain information that protects the rights of individuals or government, and document decisions made during the course of government business. As business in and between government agencies will increasingly be conducted through electronic messaging service, the need to manage e-mail messages and systems is the same as for other record management systems concerning the creation of, retention of, and access to public records. Therefore government agencies that use electronic mail(e-mail) have an obligation to make employee aware that e-mail messages, like paper records, must be managed according to established record management procedures. The purpose of this paper is to suggest guidelines and/or strategies on managing e-mail messages as records for agencies which must take steps in order to make, capture, maintain, dispose, store, protect, and provide access to e-mail messages. This paper discusses on the definition of e-mail messages, principles on managing e-mail message, and how to manage e-mail messages as records.