• 한국기록관리학회지
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• 제4권1호
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• pp.1-21
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• 2004

기록은 기억의 유지를 위하여 또는 특정 목적을 위하여 만들어져 과거활동에 대한 증거, 의사결정의 근거자료로 활용된다. 특히 공공기록은 기관의 업무를 수행하는 기초적인 행정수단으로 기관의 활동에 대해 지속성과 일관성을 부여하기 위해, 정책결정을 효율적으로 내리기 위해 보존되어 왔다. 이제 공공기관은 업무적, 증거적, 역사적 가치가 있는 공문서는 관리하고 기록으로 보존해야 한다. 또한 공공기관은 위치적으로 떨어져 있는 기관간의 의사소통 및 정보교환을 보다 신속하게 그리고 효율적으로 수행하기 위하여 전자우편서비스를 이용하고 있다. 이에 따라 전자우편문서 형태로 공문서가 전달되고 활용되므로 이제 공공기관은 전자우편에 담겨진 메시지를 공공기록물로 취급하고 다른 형태로 생산된 기록물과 동등하게 기록관리시스템에서 관리되고 보존되어야 할 것이다. 본 연구의 목적은 전자우편시스템에서 생산되어 전달되고 활용되어온 기록을 기록관리시스템으로 캡쳐하여 이용자들에게 접근이 가능하도록 하려는 공공기관에 전자우편문서를 기록물로 관리할 수 있는 전략을 제공하는 것이다. 본 연구는 공공기관이 전자우편시스템과 전자우편문서를 효과적으로 관리할 수 있도록, 기록물로서의 전자우편문서의 정의, 전자우편문서 관리를 위한 원칙, 전자우편문서 관리를 위한 최선의 실천방안 등을 다루었다.

• 기록학연구
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• 제15호
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• pp.141-183
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• 2007

조직의 업무와 관련되어 주고받는 이메일은 기록화하고 보존해야하는 조직의 자산이다. 그러나 현재 대부분의 공공기관에서 이메일기록에 관한 정책이나 지침이 마련되어 있지 않고, 이메일관리의 당위성에 대한 인식조차 부족한 실정이다. 이에 본 연구는 이메일기록 관리의 당위성을 설명하고 우리나라 공공기관에서 효과적인 이메일기록 관리 방안을 기록관리학적 측면에서 모색하는 데 그 목적을 두고 있다. 이메일기록의 특성을 파악하기 위한 문헌연구와 함께 기록관리 선진국의 이메일기록관리 정책 및 지침을 분석하였다. 이러한 지침들은 형태가 구성요소와 다르기 때문에 공통적인 구성요소를 추출하여 주요 범주화하여 나누고, 세부사항을 비교해 볼 수 있도록 해체하여 분석하였다. 분석으로 도출된 이메일 관리 필수 요소를 중심으로 공공기관에서 실무 지침으로 삼을 수 있는 이메일기록 관리 방안을 모색하였다. 그리고 전자정부 시대에 적합한 이메일기록 관리 모형을 제시하고자 하였다.