UX 디자인 워크숍 비대면 전환 프레임워크 연구

The Framework of the Transition of UX Design Workshops into the non-Face-to-Face

Abstract

최근 코로나 바이러스 감염증(COVID19)의 확산으로 다양한 분야에서 대면으로 이루어지던 일상에 대한 변화가 요구되면서 빠른속도로 다양한 활동이 비대면 방식으로 전환되거나 새로운 비대면 활동 방법을 검토하고 있다. 하지만 기존 대면 방식의 활동을 단순히 디지털 기술을 이용해 비대면화하는데 한계가 존재하며 이는 역설적으로 그간 디지털을 중심으로 해결책을 제시해온 UX 디자인 분야에서 두드러지게 나타나고 있으며 협업을 강조하는 UX 디자인 특성에 기인한다. 특히 UX 디자인 분야에서 이해관계자의 의견을 수집하고 아이디어를 도출하는 등 생산적 활동 방법인 워크숍 활동에서 소통과 협업 측면에서 원활한 진행이 어려울 것으로 보인다. 이러한 필요성에 따라 UX 디자인 분야에서 워크숍 활동을 특징을 파악하고 워크숍 활동의 주요 행동에 대해 효과적으로 비대면 전환할 수 있는 방안을 제시하고자 한다. 그 과정에서 닐슨노먼그룹이 정의한 UX 디자인 분야의 워크숍 활동 유형 중 아이디어 생산 및 발산과 수렴 활동이 활발하게 일어나는 디자인 워크숍 유형을 대상으로 하여 표준 프로세스를 도출하였다. 표준 프로세스에 워크숍 활동을 촉진할 수 있는 방법론과 소통 및 디자인 활동 협업을 위한 비대면 서비스를 조합하여 비대면 워크숍 활동을 구성하는 프레임워크를 개발하고 다양한 워크숍 유형에 대응하여 비대면화를 위한 적용 가능성과 효용성을 확인 하였다. 본 연구 결과를 바탕으로 UX 디자인 워크숍 활동에 대해 효율적인 비대면 전환과 워크숍 활동을 통한 이해관계자들의 협업 측면에서 활용을 기대한다.

As the spread of COVID19 has compelled activities in various fields to transform to adapt to the non-face-to-face environment, various activities have either already been transitioned into non-face-to-face methods or been searching for alternative methods to carry out activities in a non-face-to-face manner. However, there are apparent limits in handling this transition with the pre-existing digital technology. Ironically, said limitations are more apparent in the UX design field that has thus far emphasized resolutions based on digital technology. The reason for this stems from the nature of UX design which strongly emphasizes the importance of collaboration. Especially, in the field of UX design, problems are expected to surface under areas of communication and collaboration in workshops, which are productive means of collecting the ideas of interested parties and coming up with other new ideas. Based on the aforementioned rise of necessity, this study aims to assess the characteristics of workshops in the field of UX design and suggest an effective method of transitioning UX workshops into a non-face-to-face environment. Along the line of this process, this study has created a standard process in regards to design workshops with active creation, suggestion, and acceptance of ideas, among the various types of workshops defined by the Nielsen Norman Group. This study also developed a framework consisting of non-face-to-face workshops by combining with the standard process the methodologies of workshop activation and non-face-to-face services meant for communication and designing activities, and confirmed the adaptability and the effectiveness of said transition against various types of workshops. Application of the results of this study is expected to effectively lead the transition into the non-face-to-face environment and improve the collaborative efforts of the interested parties via workshops.

I. 서론

1. 연구 배경 및 목적

신종 코로나 바이러스 감염증(COVID19) 팬데믹으로 인해 비대면, 비접촉에 대한 인식이 강화되고 대면 방식으로 진행되던 경제 활동 및 교육 활동의 비대면 전환이 일상화되고 있다. 앞으로는 사회 전반에서 발생하는 오프라인 기반 상호작용을 디지털 기술을 이용하여 직·간접적으로 비대면을 지원하거나 대신하는 방식의 서비스가 점차 영역을 확대할 것이다. 이런 현실적 필요성에도 불구하고 사람과 사람사이의 대면을 통한 상호작용이 여전히 필요한 일부 활동의 경우 디지털 기술을 이용한 비대면 방식으로 전환하는데 따른 우려가 존재하며, 기술적 한계가 존재할 수 있다. 특히 논리적 사고를 바탕으로 한 토론과 원활한 의견 공유가 중요한 직접 소통 중심의 상호활동 상황에서 이런 한계가 드러날 것으로 보인다. 이중 문제 해결을 위한 아이디어 도출과 공동작업을 통한 디자인 솔루션 제안이 중요한 UX 디자인 분야의 특성을 고려할 때, UX디자인 과정의 워크숍활동에서 이런 한계가 드러나고 있으며 문제극복을 위한 연구가 시급하다고 판단된다.

UX 디자인은 필요한 결과를 도출하기 위해 이해관계자들의 공동작업을 주요한 활동으로 활용하고 있다. 여러 참여자의 공동작업이 UX디자인 과정에서 워크숍을 활용하는 주된 목적임을 고려할 때 이런 특성이 충분히 반영되지 않은 비대면 전환은 소통 및 공동 창작활동을 수행하는데 문제를 수반할 것이다. 따라서 UX 디자인에서 워크숍의 역할과 중요성을 이해하고 활동의 본질을 훼손하지 않는 방향으로 디지털 기술의 융합을 통한 비대면 방식의 보완과 프로세스개발이 필요하다. 본 연구를 통해 UX 디자인에서 워크숍 활동의 비대면 전환을 위한 프레임워크를 개발하고 검증함으로써 UX 디자인을 위한 비대면 워크숍의 기준을 제시하고자한다.

2. 연구 방법 및 범위

본 연구는 6단계로 이루어졌으며, 연구 과정은 [그림 1]과 같다. 첫째, 문헌 연구를 통해 UX 디자인에서 워크숍 형태의 활동에 대해 정의하였다. 둘째, UX 디자인에서 워크숍 형태의 활동을 조사하고 유형 조사를 통해 비대면 가능성을 확인하였다. 셋째, 대상으로 삼은 UX 디자인 활용 워크숍 유형의 비대면 전환을 위한 표준프로세스를 제안하였다. 넷째, UX 디자인 워크숍 활용방법론과 적용 가능한 비대면 서비스를 분석하여 프레임워크를 개발하였다. 다섯째, 워크숍 활동의 요소인 발상 기법 중 하나인 디자인 샤레트를 대상으로 비대면 전환 실험을 진행하였다. 실험을 통해 기존 비대면 서비스를 결합한 워크숍의 효용성을 검증하였다. 마지막은 실험 결과를 바탕으로 UX 디자인에서 워크숍 활동의 비대면 전환을 위한 기준을 제안하였다.

그림 1. 연구 과정

Ⅱ. 이론적 고찰

1. 워크숍 활동

1.1 워크숍 활동 정의

UX 디자인이란 제품이나 서비스와 사용자 사이에 일어나는 총체적인 경험을 디자인하는 분야로 제품과 사용자를 둘러싼 전체적인 맥락을 사용자 중심으로 결정할 수 있도록 하는 방법이다[1]. UX 디자인에는 일정한 프로세스가 존재하며 UI 설계를 포함하여 효율적이고 빠르게 서비스를 개발하기 위한 방법으로 더욱 세분되고 있다[2]. 특히 UX 디자인 프로세스에 개입하여 활동을 촉진시키는 방안으로 워크숍 형태의 활동이 이루어지고 있으며 프로젝트에 대한 이해와 결과물 생산을 위해 워크숍을 기반의 방법론을 활용하기도 한다. HRD 용어사전(한국기업교육학회)에 따르면 워크숍은 개념, 방법 등 기법에 대해 제시하고 구체적 주제에 관한 해결책을 검토하여 성과를 만들어가는 연수 방식 이라 고정의 하고 있다[3]. Norman Group)은 UX 디자인 워크숍을 UX 디자인 프로세스 전반에 걸쳐 사용되는 집중적인 협업 세션이며 아이디어 생성 및 목표를 달성을 위한 집중적 실습활동이라고 정의했다[4]. 국내에서는 UX 디자인 워크숍을 UX 디자인 전체로 보는 경향이 있어 혼란을 방지하고자 본 논문에서는 닐슨 노먼 그룹이 정의한 UX 디자인 워크숍을 워크숍 활동으로 용어를 통일하여 사용하였다.

워크숍 활동은 UX 디자인 프로세스의 집단 사고가 필요한 과정에서 활용되며 주로 아이디어 생산 및 데이터 구체화 단계에서 이용되고 있다.

닐슨노먼그룹은 UX 디자인에서 워크숍 활동을 설명, 실행, 검증으로 이어지는 세 단계를 기본으로 하여 5개 유형으로 구분하였다. 또한 UX 디자인 프로세스에서 필요에 따라 발산 및 수렴 기법을 통해 문제를 해결하거나 결정을 위한 방법으로 활용했다[4]. 이러한 유형 구분은 UX 디자인 프로세스 단계에서 도달해야 하는 목표와 도출해야 하는 방향성을 제시한다는 측면에서 의미가 있다.

표 1. 닐슨 노먼 그룹 워크숍 활동 유형

1.2 UX 디자인 프로세스와 워크숍 활동

워크숍 활동은 UX디자인 프로세스의 일부로 작용하여 생산성을 높이는 역할을 수행한다. UX 디자인에서 프로세스는 사용자에게 긍정적인 경험을 제공하고자 하는 궁극적인 목표달성을 위한 체계적인 방법이다[6]. UX디자인 프로세스에서 필요한 활동에 따라 워크숍 활동을 도입할 수 있으며 각 프로세스 지점 별 워크숍 활동 유형을 구분할 수 있다.

본 연구에서는 영국 디자인 카운슬의 더블 다이아몬드 프로세스[7]에 닐슨노먼그룹이 구분한 UX디자인 워크숍 5가지 유형을 결합하여 UX 디자인 프로세스에 따른 워크숍 유형의 관계를 정의하고 특징을 분석하였다. [표 2]의 워크숍 활동 유형 분석 결과를 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 워크숍 활동의 5가지 유형은 UX 디자인프로세스 각 단계에 상응한다. 둘째, UX 디자인 프로세스에서 프로젝트 관련 정보를 수집하기 위해 우선순위지정 워크숍을 활용e다. 또한 분산된 정보를 바탕으로 인사이트를 생성하는 단계에서는 합의 도출 목적의 워크숍 활동이 활용된다. 셋째, 디자인 유형은 Define과 Develop 단계에 걸친 가장 넓은 범위의 워크숍 활동이다. 문제를 파악하고 문제에 대한 해결책을 논의하거나 아이디어를 발산하는 방법으로 활용된다. 이중 디자인워크숍 유형은 아이디어를 확산하고 수렴하여 UX 디자인 프로세스 중 가장 넓은 범위에 걸쳐 운용되고 있으며 타 유형을 망라한 활용의 가능성이 있을 것으로 분석되었다. 따라서 본 연구에서는 디자인 워크숍 유형에 해당하는 워크숍 활동을 1차 비대면 전환 대상으로 삼았다.

1.3 디자인 워크숍 유형과 프로세스

디자인 워크숍 유형은 발산적 발상 기법을 활용하여 다량의 아이디어를 생산하고 수집한 아이디어를 수렴하여 참여자들의 합의를 도출하는 유형이다. 본 연구에서는 디자인 워크숍 유형에 해당하는 선행연구를 확인하고 워크숍 활동 프로세스와 활용 방법론에 대해 분석하였다.

표 2. 워크숍 활동 유형과 UX 디자인 프로세스 관계 분석

김성현(2009)는 몰입 개념을 도입하여 개인 발상에 집중하는 방법론을 개발하였으며 개인의 발상과 공유를 반복하는 프로세스를 제안하였다. 이를 통해 적극적인 참여자 중심의 기존 워크숍에서 발생할 수 있는 다각적인 아이디어 생성이 어려운 문제점을 지적하였으며 개인의 발상과 다수의 토론을 반복하는 과정으로 개인은 몰입을 통해 발전적인 아이디어를 도출할 수 있다고 주장하였다[8].

그림 2. 김성현(2009) 워크숍 활동 프로세스

조정현, 최정신, 이종혁(2011)은 UX 디자인 전문가뿐만 아니라 프로젝트 이해관계자들의 참여를 고려한 디자인 워크숍 프로세스를 제안하였다. 워크숍 활동 기본 구성을 바탕으로 브레인스토밍, 마인드 매핑 등 방법론을 결합하여 프로젝트 전반에 걸쳐 워크숍을 지속적으로 운영하였으며 이 프로세스를 통해 활발한 참여적 경험 공유가 가능하다고 주장하였다[9].

그림 3. 조정현, 최정신, 이종혁(2011) 워크숍 활동 프로세스

유춘식, 반영환, 주다영(2014)는 5Senses Hat 방법론을 제안하여 기존 아이디어 발상 방법론보다 감각에 집중한 아이디어 발상 워크숍 활동을 제안하였다. 각 모자 별로 역할을 부여하는 5Senses Hat 방법론을 활용하여 감각에 집중한 아이디어 발상이 가능하다고 주장하였다[10].

그림 4. 유춘식, 반영환, 주다영(2014) 워크숍 활동 프로세스

Geissdoerfer, Bocken, Hultink(2016)은 디자인씽킹을 기반으로 비즈니스 모델 개선을 위한 아이디어 발상 워크숍 프로세스를 제안하였다. UX 디자인 비즈니스 모델과 관련한 이해관계자들의 의견을 수집하고 도출된 인사이트에 대해 평가하기 위해 가치 제안 아이디어 발상을 2단계로 세분화 하여 제안하였다[11].

그림 5. Geissdoerfer, Bocken, Hultink(2016) 워크숍 활동 프로세스

디자인 워크숍 유형에 해당하는 워크숍 활동 선행연구를 확인한 결과 첫째, 1차 공통 지점에서 발상 기법을 활용해 아이디어 발상 및 공유를 반복하는 과정이 특징적으로 나타났다. 이는 일회성으로 아이디어를 생산하는 것이 아닌 공유를 통해 아이디어를 통합하고 해체하여 아이디어의 질을 향상시키기 위한 목적이다. 둘째, 2차 공통 지점에서 설명과 평가가 이루어지기 때문에 전체적인 소통이 중요할 것으로 보인다. 워크숍 결과를 종합하고 평가하는 단계에서 결과에 대해 전체 참여자가 동의할 수 있어야 하기 때문에 2차 공통지점은 1차 공통 지점의 공유단계와 연결된다. 마지막으로 디자인 유형의 워크숍 활동은 아이디어 생산성을 높이고 참여를 독려하기 위한 방법으로 발상 기법을 사용한다. 이는 집단 사고를 통해 워크숍 활동에 결과를 얻기 위해 활동을 촉진시키는 것으로 워크숍 활동에 따라 다양한 방법론을 결합하여 사용할 수 있다. 사례연구에 따른 프로세스 분석 결과는 [표 3]과 같다.

표 3. 워크숍 활동 사례 연구

Ⅲ. 워크숍 활동 비대면 전환 방안

1. 비대면 워크숍 활동 프레임워크

1.1 UX 디자인 워크숍을 위한 표준 프로세스

앞서 사례 연구를 통해 확인한 디자인 유형 워크숍 활동의 프로세스 공통 지점 바탕으로 워크숍 활동 표준 프로세스를 도출하였다. 표준 프로세스는 네 단계로 구성되어 있으며 단계별 주요 행동은 다음과 같다. 첫째, 도입 단계는 워크숍 활동의 목적에 대해 설명하고 관련 자료를 공유하여 워크숍 활동의 개요를 여는 단계이다. 참여자 전체가 모이는 지점으로 워크숍 활동에 대한 회의와 자료 공유가 일어난다. 둘째, 문제 정의 단계는 워크숍 활동으로 해결하고자 하는 문제를 정의하고 문제해결을 위한 정보를 수집하는 단계로 참여자간의 토론이 활발히 이루어지며 조사한 자료를 정리하는 보딩과 문서 작성이 주요 행동이다. 셋째, 방법론 활용 단계는 가변 영역으로 워크숍 활동에 해당하는 방법론을 적용한다. 가변적으로 운영할 수 있는 단계로 방법론에 따라 상이할 수 있지만 아이디어 발상을 위한 토론과 아이디어 구체화 활동이 주요 행동이다. 마지막으로 취합 및 평가 단계는 워크숍 활동을 닫는 단계로 결과물에 대해 공유하고 회의를 통해 평가한다.

그림 6. 비대면 UX 워크숍 활동 표준 프로세스

1.2 UX 디자인 워크숍을 위한 활용 방법론

본 연구에서는 워크숍 활동 비대면 전환을 위한 표준프로세스 방법론 활용 단계에 적용할 수 있는 방법론에 대해 조사하기 위해 프로세스 사례 연구와 장혜진, 유승헌(2016)의 연구[12], Martin, Bella(2013)[13]의 연구에서 수집된 102개의 방법론 중에서 UX 디자인워크숍 활동에 활용가능하며 공동작업 및 아이디어 수집을 위한 13개의 방법론을 대표 방법론으로 선정하였다. 선정한 각 방법론은 워크숍 활동 목적에 따라 다양한 아이디어 생산, 결론 도출을 위한 참여자들의 다각적 동의 도출, 참여자들의 의견을 종합하여 하나의 컨셉 도출, 소통과 이해를 위한 시각적 결과물 도출로 분류하였다.

그림 7. 워크숍 활동 목적별 방법론

1.3 UX 디자인 워크숍을 위한 비대면 서비스 정의

워크숍 활동 비대면 전환을 위해 표준 프로세스 단계별 행동을 지원할 수 있는 비대면 서비스는 다음과 같이 두 단계 절차로 분석되었다. 먼저 IGAWorrks[14], nipa(정보통신진흥원)[15]과 UX tools.com의 Design tool Database[16]를 참고하여 20개 비대면 서비스를 수집하였다. 이후 비대면 서비스 제공 기능, 손연주, 김자미, 이원규(2021)의 연구[17]와 UX tools.com의 Design tools Database를 통해 확인할 수 있는 사용자 접근성을 기준으로 워크숍 활동 표준 프로세스 세부절차에 적용할 수 있는 비대면 서비스를 분류하였다.

비대면 UX 워크숍 활동 비대면 전환표준 프로세스 각 단계별 비대면 서비스 적용 확인사항은 다음과 같다. 첫째, 원격 의사소통 기능을 적극적으로 지원하는 비대면 서비스를 토론이 필요한 문제 정의, 취합 및 평가 단계에 적용할 수 있어야 한다. 둘째, 비대면 시각화 도구를 통해 아이디어 발상 및 협업활동인 문제 정의단계와 방법론 활용 단계를 지원할 수 있어야 한다. 방법론 활용 시 그리기, 포스트업등 발상 활동을 지원하기 위해 핀업 보드 기능을 제공하는 비대면 서비스 뿐만 아니라 UX 디자인 도구를 활용하여 아이디어에 대해 즉각적으로 논의할 수 있어야 한다. 비대면 방식은 기존 대면 방식과 달리 수정과 삭제에 용이한 장점이 있으며 즉각적인 구현이 가능하다. 셋째, 워크숍 전 과정에서 기존 대면 방식의 직접 소통과 달리 동작이나 자료 활용 측면에서 의사 전달의 한계가 있을 수 있다. 따라서 음성 및 문자 외에 간접 소통을 지원할 수 있는 판서, 화면 공유 등 추가 기능이 필요하다[18]. 하지만 현재 사용되고 있는 비대면 서비스는 각각의 기능만 지원하는 한계가 있어 비대면 서비스의 복합적인 활용이 불가피하다.

표 4. 워크숍 활동 적용 가능 비대면 서비스

1.4 비대면 워크숍 활동 프레임워크 제안

워크숍 활동 비대면 전환을 위해 워크숍 활동 목적에 따라 방법론을 적용하여 표준 프로세스를 구성하고 각 단계별 비대면 서비스를 대입하는 방식으로 워크숍 활동을 비대면 전환을 가능하게 하기 위해 프레임워크를 개발하였다. 프레임워크개발은 다음과 같이 이루어졌다. 첫째, 워크숍 활동 목적별로 활용할 수 있는 방법론을 분류하여 비대면 워크숍 활동 구축 목적별 방법론선정 기준을 마련하였다. 둘째, 비대면 워크숍 활동의 표준 프로세스에 앞서 선정한 방법론을 삽입하여 워크숍 활동의 프로세스를 구축 단계를 확립했다. 셋째, 비대면 서비스의 기능 범위 표를 통해 워크숍 활동 표준프로세스 세부 절차의 행동을 비대면으로 전환하는 방안을 마련하였다. 표준 프로세스를 기준으로 방법론과 비대면 서비스를 대입하는 방식의 워크숍 활동 비대면 전환 절차를 프레임워크로 정의함으로써 다양한 워크숍 활동을 효과적으로 비대면화하고 비대면 워크숍 활동의 실패확률을 줄일 수 있을 것으로 기대한다.

그림 8. 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크

프레임 워크 사용 방법은 다음과 같다. 첫째, 워크숍 활동을 통해 논의해야 할 과제를 수립하고 워크숍 활동을 통해 도출하고자 하는 결과와 정보를 설정한다. 둘째, 표준 프로세스를 기반으로 기존 대면방식의 프로세스를 비대면 프로세스로 변환하여 구축한다. 셋째, 각 워크숍 활동 프로세스 특성을 고려해 적용 가능한 비대면 서비스 확인하고 적용한다. 이때 비대면 서비스 별로 가동범위를 고려할 필요가 있으며 프레임워크를 통해 서비스별 가동범위를 확인할 수 있다.

Ⅲ. 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크 적용연구

1. 연구 방법 및 절차

앞서 도출한 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크의 동작 가능성과 문제점을 파악하기 위해 디자인 워크숍 방법 중 하나인 디자인 샤레트 워크숍 활동을 프레임워크에 적용하였다. 디자인 샤레트는 참여자 간 대화를 통해 합의를 도출하는 아이디어 발상 기법으로 아이디어를 공유하고 발전시키는 협업기반 워크숍 형식의 다 학문 디자인 방법론이다[19].

표 5. 디자인 샤레트

실험은 다음과 같은 절차로 진행되었다. 첫째, 디자인샤레트를 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크에 적용하여 비대면 디자인 샤레트를 구축하였다. 둘째, UX 디자인 전문가를 대상으로 실제 환경에서 UX 디자인 결과를 도출하는 비대면 워크숍을 설계하였다. 셋째, 비대면 워크숍 활동을 진행함에 따라 워크숍 활동 진행자와 참여자를 구분하여 프레임워크와 비대면 워크숍 활동에 대한 사후 평가를 실시하였다. 마지막으로 실험 결과를 바탕으로 하여 워크숍 활동 비대면 전환에 대한기준을 수립하였다.

그림 9. 워크숍 활동 비대면 전환 연구 절차

2. 실험 설계

본 연구에서는 비대면 디자인 샤레트의 효용성을 확인함으로써 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크의 동작 가능성을 확인하고 디자인 워크숍 유형 표준 프로세스의 비대면 전환 가능성을 살피고자 한다.

표 6. 워크숍 활동 비대면 적용 실험 방법

워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크를 통해 구축한 비대면 디자인 샤레트에 대한 효용성 평가 기준은 다음과 같다.

표 7. 비대면 워크숍 활동 평가 기준평가 항목

프레임워크를 통한 비대면 디자인 샤레트 설계를 위한 워크숍 활동의 목적 및 운영 방법 및 실험 진행을 위한 데이터 수집 방법은 다음과 같다.

표 9. 비대면 디자인 샤레트 운영 방법

워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크의 실제 UX 디자인 환경에서 동작 가능성을 확인하기 위해 아이디어 생산을 통한 UX 디자인 솔루션 도출이 가능한 과제를 선정하였다.

3. 비대면 워크숍 활동 프레임 워크 적용

3.1 비대면 디자인 샤레트 프로세스

아이디어 생산 목적의 비대면 디자인 샤레트를 위해 워크숍 활동 표준 프로세스를 기반으로 비대면 디자인샤레트 프로세스를 구축하였다. 디자인 샤레트는 최소 3명 이상으로 팀을 구성하고 여러 참여자들이 한번 이상 토의를 거치면서 다양한 의견을 종합하는 프로세스를 가진다. 디자인 샤레트 프로세스에 다양한 세부 방법론을 결합하여 제품 및 특정 인터페이스의 가능성 타진을 위해 사용가능하다[20]. 표준 프로세스를 기반으로 디자인 샤레트의 특징인 참여자 그룹을 형성하는 절차를 지원하기 위해 도입 단계에서 팀을 구성하는 프로세스를 추가하였다. 또한 문제정의 단계에서 아이디어 발상에 필요한 자료를 수집하는 형태의 프로세스를 추가하여 구축하였다. 방법론 활용 단계에서는 아이디어 발상 목적에 따라 수집하고 통합하는 프로세스를 구축하였다. 취합 및 평가 단계에서는 이미 디자인 샤레트를 통해 결과에 대해 참여자가 모두 동의하였다는 가정하에 결과에 대한 논의 절차를 삭제하고 워크숍 활동 결론 도출 프로세스를 구축하였다.

그림 10. 비대면 디자인 샤레트 프로세스

2.3 비대면 디자인 샤레트 방법론

디자인 샤레트는 의견을 말하는 것과 아이디어를 스케치하고 합의된 도면을 그림으로 표현하는 것을 중요한 활동으로 정의할 수 있다[21]. 디자인 샤레트는 회의 방법으로 스케치가 결합된 형태의 자유 발상 방법을 사용하거나, 병행프로토타입 방법론과 결합하여 아이디어를 즉각적으로 평가하기도 한다[13]. 디자인 샤레트에서 주로 활용하는 방법론으로 디자인 씽킹 기반의 아이디어 발상, 이해관계자 인터뷰, 그룹 회의를 위한 방법론을 활용한다[23]. 또한 디자인 샤레트 자체의 발상과 스케치를 동시에 운영하는 방식을 스케치가 결합된 브레인스토밍으로 활용하기도 한다. 국제 샤레트 협회 (National charrette institute)의 샤레트 적용 사례와 [23] Martin, Bella(2013)[13]를 참고하여 기존 디자인 샤레트에 활용한 방법론과 비대면 전환시 활용 가능한 방법론을 [표 6]과 같이 비교하였다.

표 6. 디자인 샤레트 방법론 비교

비대면 디자인 샤레트의 신속한 아이디어 발상과 즉각적 공유가 중요한 특성을 고려하여 UX 디자인 주제에 대한 아이디어 생산 목적의 방법론 중 브레인스토밍을 선정하였다.

그림 11. 비대면 디자인 샤레트 방법론

2.4 비대면 디자인 샤레트 비대면 서비스

디자인 샤레트는 대화를 통해 창의력을 자극하고 표현하는 워크숍 형태로 개인이나 그룹이 아이디어를 다듬어 나갈 수 있는 공간과 도구가 필요하다[12]. 따라서 디자인 샤레트에서 사용하는 도구와 활동에 대응할 수 있는 비대면 서비스 선정하였다. 디자인 샤레트 활동별 온오프라인 도구를 비교한 것은 [표 7]과 같다.

표 7. 디자인 샤레트 활용 도구 비교

구축한 비대면 디자인 샤레트 활동 및 프로세스 세부절차에 활용할 수 있는 비대면 서비스는 ZOOM, PPT, MIRO로 ZOOM은 대표적인 화상회의 서비스이며 화면 공유 및 판서 기능을 복합적으로 제공한다는 측면에서 활용도가 높다[18]. 특히 소통을 중심으로 하는 활동을 지원할 수 있으며 참여자들의 전제적인 소통이 필요한 도입 단계와 취합 및 평가 단계에서 활용할 수 있다. MIRO는 대면 방식의 퍼실리테이션 활동과 유사하게 작동한다는 이점이 있어 그리기와 포스트업 활동을 비대면으로 전환하는데 대응할 수 있으며 다양한 문서 양식과 색채도구를 제공함에 따라 유연한 사용이 가능할 것으로 보인다. PPT는 대표적인 자료 생성 서비스로 문서 작성 및 공유에 용이하다는 장점이 있다. 실제 대면 방식 워크숍 활동에서도 활용도가 높고 문서 제작기능을 적극적으로 지원하고 있다. 하지만 대화 및 소통에 대한 기능이 미흡하여 비대면 서비스 결합을 통한 보완이 필요할 것으로 보인다. 프레임워크에서 제공하는 비대면 서비스 목록을 참고하여 프로세스 세부 절차를 이행하는 데 있어 공동작업 비대면 서비스인 MIRO 와 PPT의 소극적인 소통방식을 화상회의 서비스 ZOOM이 보완하는 방식으로 비대면 서비스를 적용하였다.

그림 12. 비대면 디자인 샤레트 활용 비대면 서비스

워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크 사용 방법에 따라 아이디어 생산 목적의 비대면 디자인 샤레트를 구성하였으며 설계한 비대면 디자인 샤레트 모델은 다음과 같다.

그림 13. 비대면 디자인 샤레트 모델

3. 실험 진행

3.1 태스크 선정 및 평가 설계

워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크를 통한 비대면디자인 샤레트 효용성 평가를 위해 태스크를 선정하고 비대면 워크숍이 진행되는 동안 태스크 수행 상황을 관찰 조사하였다. 해결과제에 대해 참여자가 순환하며 토론하고 진행자가 비대면으로 디자인 샤레트를 진행하는 시나리오를 바탕으로 다음과 같은 태스크를 선정하였다.

표 7. 비대면 디자인 샤레트 효용성 평가 실험 Task

실제 디자인 샤레트를 자연스럽게 진행하는 과정에서 각 태스크를 수행할 수 있는지 관찰하고 디자인 샤레트가 종료되었을 때 추가 설문 및 인터뷰를 하는 방식으로 실험을 진행했다. 진행자와 참여자에게 설문의 차이를 두었으며 짐루이스(Jim Lewis)가 개발한 사후경험 평가(1991)[23]을 바탕으로 설문을 구성하였다.

표 8. 비대면 디자인 샤레트 효용성 평가 실험 사후 설문

사진 1. 평가 모습

4. 실험 결과

비대면 디자인 샤레트를 실험 결과는 다음과 같다. 첫째, 자연스러운 발언과 행동 및 분위기로 형성되는 소통 부분에서 비대면 전환의 문제가 있었다. 따라서 활발한 토론이 이루어지는데 한계가 있었으며 발언 순서를 지정하거나 발언 기회를 얻기 위한 방안이 필요할 것으로 보인다. 둘째, 다중 브라우저 활용으로 참여자 전체가 동일화면을 확인하지 못해 소통 절차가 복잡해지는 경향이 있었으며 이때 진행자의 개입이 중요한 소통 요소로 작용하였다. 비대면 방식은 대면 방식과 달리 즉각적으로 시청각자료를 배포할 수 없고 하나의 화면만 공유할 수 있어 절차가 복잡해짐으로 자료 공유 및 시각적 소통의 일관성에 대한 방안이 필요하다. 셋째, 개별 공간에서 워크숍 활동에 참여하는 특성 상 개인적인 환경에 따라 균일한 참여도를 유지하는 것이 어려웠으며 비대면 서비스의 화면과 음성 공개 여부에 따라 다른 참여자와 교류를 의도적으로 차단할 수 있어 소통에 대한 심리적 부담이 증가하는 모습을 확인할 수 있었다. 하지만 아이디어 발상 시 보딩 작업에서 발생하는 불필요한 요소를 줄이고 수정 및 보완이 쉽다는 측면에서 비대면 서비스 활용의 긍정적 효과가 있었다. 비대면 워크숍 실험에 대한 종합적 결과로 진행자와 참여자, 참여자와 참여자 사이의 원활한 소통 지원을 위한 방안 마련이 필요하며 적극적인 디지털 기술 이용을 공동작업 지원으로 워크숍 활동을 촉진할 수 있어야 한다. 진행자와 참여자의 태스크 수행에 따른 비대면 워크숍 활동 실험에 대한 주요 인사이트는 다음과 같다.

표 9. 비대면 워크숍 활동 실험 주요 인사이트

워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크를 통해 비대면 워크숍을 구성한 결과는 다음과 같다. 첫째, 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크에 대해 워크숍 활동을 구성하고 비대면 서비스를 적용하는데 있어 효율적으로 활용할 수 있다. 둘째, 워크숍 활동 목적별 프로세스 구축 및 비대면 서비스 선정에 대한 기준이 모호하다. 현재 워크숍 활동의 공통 프로세스 지점과 기능별 분류에 따라 나열한 비대면 서비스 목록은 다양한 형태의 워크숍 활동을 유연하게 대처하는데 한계가 있다. 마지막으로 비대면 서비스 적용 부분에 있어 비대면 서비스의 전체적인 가동범위를 이해하기 어렵고 방법론 운영 방법과 매칭하는데 한계가 있다. 프레임워크를 통한 비대면 적용 기능 파악측면에서 학습용이성이 저하되는 문제가 있었다. 그럼에도 불구하고 워크숍 활동 비대면 전환단계를 제시된 프레임워크를 통해 단축할 수 있으며 프로세스 전반을 이해하기에 용이하였다.

표 10. 항목 별 비대면 워크숍 활동 평가평가 항목 평가 내용

Ⅳ. 결론

본 연구에서는 신종 코로나 바이러스 감염증(COVID19) 팬데믹 상황의 불확실한 종식과 종식 이후에 변화한 생활 방식에 대응하기 위해 UX 디자인 분야에서 워크숍 활동의 비대면 전환의 필요성에 대해 논하였다. 특히 UX 디자인 워크숍 활동 유형 중 오프라인 활동이 강조되는 디자인 워크숍 유형을 대상으로 워크숍 활동 비대면 전환 방안을 제시하고자 하였다. 따라서 비대면 워크숍 활동의 표준 프로세스를 도출하고 방법론과 비대면 서비스를 결합하는 방식의 프레임워크를 개발하였다. 프레임워크의 동작가능성과 비대면 워크숍 활동의 효용성 실험을 통해 확인한 기대 효과는 다음과 같다. 첫째, UX 디자인 워크숍 활동 비대면 전환 프레임워크 활용으로 워크숍 활동 비대면 전환 절차를 단축할 수 있다. 둘째, 기존 비대면 서비스의 무분별한 사용으로비대면 워크숍 활동의 효율성이 하락하는 문제와 함께 참여자들의 비대면 방식에 대한 심리적 거부감을 줄일 수 있다. 셋째, 비대면 방식의 워크숍 활동 운영에 따라 디지털 기술 이용의 장점을 증폭하여 활용할 수 있다. 이는 특히 수정과 보완이 쉬워 방법론 활용에 용이하다. 하지만 워크숍 활동 전체 유형을 하나의 프레임워크를 이용해 비대면으로 전환하는데 한계가 존재하며, 비대면 서비스 적용에 대한 기준이 보완될 필요가 있다. 결국 비대면 방식의 소통은 발언 기회, 외부 환경요인으로부터 방해 요소가 참여자별로 상이하기 때문에 비대면 워크숍 활동에 대한 다음과 같은 새로운 기준을 제시할 수 있으며 프레임워크를 보완할 필요가 있다. 첫째, 워크숍 활동 목적 별 유형을 정의하고 유형별 비대면 전환 방안을 제시해야 한다. 워크숍 활동의 형태에 대한 적절한 비대면 전환 방안을 세분화할 수 있어야 한다. 둘째, 소통에 대한 부담을 줄이고 각 참여자에게 균일한 발언 기회를 부여할 수 있어야 한다. 비대면 워크숍 활동에 적합한 소통 방식을 정의하고 소통방식에 따른 비대면 서비스와 프로세스를 제시하여야 한다. 셋째, 비대면 워크숍 활동의 형태에 따라 적절한 비대면 서비스를 제시해야 한다. 워크숍 활동 프레임워크의 적극적인 개입으로 활용도, 인지도, 적절한 기능제공 측면에서 비대면 서비스를 제공할 수 있어야 한다. 이러한 프레임워크 활용을 통해 UX 디자인 분야에서 비대면 전환에 신속하게 대응하고 비대면 워크숍 활동의 제약을 최소화하고 대면방식의 워크숍 활동과 같은 효과를 기대할 수 있다.

본 연구는 UX 디자인분야에서 워크숍 활동을 비대면 전환하기 위한 방안을 제시하고 실제 워크숍 활동에서 활용성을 확인하였다는 데 의의가 있다. 하지만 하나의 프레임워크로 비대면 워크숍의 세부적인 형태에 효과적으로 대응하지 못한 한계가 있다. 이러한 한계를 극복하기 위해 후속 연구를 통해 프레임워크의 실효성을 보완하여야 할 것이다. 향후 연구를 통해 비대면 워크숍 활동의 기준을 고려하여 워크숍 활동 비대면 전환프레임워크를 개선하고 비대면 워크숍 활동 표준 모델을 제시할 수 있어야 한다. 또한 표준 모델에 대한 가이드라인을 제공함으로써 UX 디자인 분야에서의 실질적 활용을 위한 추가적인 연구가 필요할 것이다.