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Design and Implementation of an Online Integrated Management System for Information Resources

정보자원 온라인 통합 관리 시스템 설계 및 구현

  • 박지선 (충북대학교 전자정보공학과) ;
  • 유재수 (충북대학교 정보통신공학부)
  • Received : 2021.01.12
  • Accepted : 2021.02.17
  • Published : 2021.05.28

Abstract

Each equipment has a durable life. The state of the equipment may change or fail until it is introduced, operated and disposed of. It is difficult for each organization to have a significant amount of these equipment and to understand each issue. Therefore, systematic life cycle management of equipment is more necessary than just for inventory purposes. In this paper, we design and implement an integrated management system for information assets. If it is an environment that can use the Internet based on the web, it can easily and easily access computerized information resource data through PCs, tablets, and smartphones. In addition, an integrated management system was established to limit the functions of higher and lower institutions through centralized management and user-level empowerment methods and to understand the overall status of resources.

장비마다 내구연수가 존재한다. 장비의 도입, 운영 그리고 폐기까지 상태가 변하기도 하고 장애가 발생할 수도 있다. 이러한 장비들을 기관마다 상당 양을 보유하고 있으며 장비마다 일일이 이슈를 파악하고 있는 일은 어려운 일이다. 그렇기 때문에 단순 재고 파악 목적만이 아닌 장비의 체계적인 Life Cycle 관리가 더욱 필요하다. 본 논문에서는 정보자원을 대상으로 통합 관리 시스템을 설계하고 구현한다. 제안하는 시스템은 인터넷을 사용할 수 있는 환경이라면 PC, 태블릿, 스마트폰 등을 통해 전산화된 정보 자원 데이터에 쉽고 간편하게 접근할 수 있도록 구현한다. 또한 중앙 집중식 관리와 사용자 레벨별 권한 부여 방식을 통해 상위 기관과 하위기관에서의 기능을 제한하고, 전체적인 자원의 현황을 파악할 수 있도록 통합 관리 체계를 구현한다.

Keywords

Ⅰ. 서론

우리나라 정보화 예산은 2007년부터 점차 감소하다가 2010년 전년 대비 5.5% 증가하였다. 과거에는 정보화 예산의 무계획적 중복투자로 인한 낭비와 시스템 개발 측면에만 치중한 프로젝트로 인하여 정보자원에 대한 관리가 미비했다[1][2]. 초기 자산관리시스템은 기업의 원가절감과 생산성 향상을 위하여 일반적인 자재를 관리하는 자산관리시스템이 주로 개발되었다[2][3]. 이러한 자산관리시스템은 바코드나 RFID를 활용하여 구입 연도, 장비 용도, 구입처 등에 관한 정보를 통해 자산관리를 하였다[2][4]. 하지만 정보자원의 경우 하드웨어, 소프트웨어, 네트워크 장비 등 다양한 유형이 존재하기 때문에 자산마다 특성을 고려하여 관리할 필요가 있다.

본 논문에서는 정보자원을 대상으로 통합 관리 시스템을 설계하고 구현한다. 제안하는 시스템은 자원의 유형을 정의하고 유형마다 추가적인 세부사항을 입력하도록 설계했다. 서버의 경우 CPU, 메모리, 하드디스크 용량을, 소프트웨어의 경우 시리얼 넘버, 라이선스 만료일 등과 같다. 또한 자산의 단순 재고 파악이 아닌 도입부터 운영, 유지관리, 폐기까지의 라이프 사이클을 관리하는 데 목적을 두며 인터넷이 가능한 환경에서는 전산화된 정보 자원 데이터에 쉽고 간편하게 접근할 수 있도록 웹을 기반으로 구현했다.

본 논문의 구성은 다음과 같다. Ⅱ장에서는 세 가지의 관련 시스템을 분석한다. Ⅲ장에서는 제안하는 시스템의 설계와 흐름도, 기능 정의를 통해 전체적인 시스템에 관한 내용을 설명한다. Ⅳ에서는 설계를 바탕으로 구현한 시스템의 환경과 화면을 기술한다. 마지막으로 Ⅴ결론 및 향후 연구 방향에 대하여 기술한다.

Ⅱ. 관련 연구

1. QR코드

1.1 QR코드 정의

QR코드는 흑백 격자무늬 패턴으로 정보를 나타내는 매트릭스 형식의 이차원 바코드이다. QR코드의 QR은 ‘Quick Response’의 약자로 ‘빠른 응답’을 얻을 수 있다는 의미이다. 흔히 보는 바코드 비슷한 것인데, 활용성이나 정보성 면에서 기존의 바코드보다는 한층 진일보한 코드 체계이다[5].

1.2 QR코드 특성

QR코드는 숫자, 영자, 한자, 한글, 기호, Binary, 제어 코드 등 모든 데이터를 처리할 수 있다. 정보량은 7, 089문자(숫자)까지 1개의 코드로 표현할 수 있다. 기존의 바코드는 기본적으로 가로 배열에 최대 20여자의 숫자 정보만 넣을 수 있는 1차원적 구성이지만, QR 코드는 가로, 세로를 활용하여 숫자는 최대 7, 089자, 문자는 최대 4, 296자, 한자도 최대 1, 817자 정도를 기록할 수 있는 2차원적 구성이다. 또한 360° 어느 방향에서든지 고속인식이 가능하다. [그림 1]과 같이 QR코드 안에 3개의 ‘위치 찾기 심볼’로, 배경 모양의 영향을 받지 않고 안정적인 고속 인식이 가능하다[6].

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그림 1. QR코드의 구조

또한 오류 복원 기능을 통하여 코드의 일부가 더러워지는 등의 손상에도 데이터를 복원할 수 있다[6]. 아래 [그림 2]에서 QR코드의 대표적인 특성을 보여준다.

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그림 2. QR코드의 대표적인 특성[7]

1.3 QR코드 외 2가지 데이터 인식 기술 비교

QR코드 외에도 바코드, RFID 와 같은 데이터 인식하는 기술이 실생활에서 많이 사용되고 있다. 이 세 가지 기술의 특징을 아래 [표 1]를 통해 비교해 보았다.

표 1. QR코드 외 2가지 데이터 인식 기술 비교[8]

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2. 관련 시스템

2.1 RFID를 이용한 전산장비 관리 시스템

기존 전산실의 장비들을 관리하는 시스템이 존재하지 않아 문서로 관리하고 있던 장비 관리 체계를 개선하여 전살실 장비들의 현황을 파악할 수 있도록 구현한 시스템이다. RFID를 도입하여 시스템에 등록된 장비와 실제 사용 중인 장비를 비교하여 현황을 파악할 수 있는 시스템을 제공한다. 장비에 등록한 값을 가진 태그를 부착 후 리더로 읽어 들이면 정보가 텍스트(.txt) 파일로 리더에 저장되는 방식이다[9].

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그림 3. 장비 현황 관리 처리 흐름도[9]

2.2 PHP를 활용한 전산장비 관리 시스템

교내에 보급된 컴퓨터 관리를 관리 대장이나 기억에 의지하여 처리해왔던 방식을 인터넷을 이용한 관리로 보다 빠르고 정확하게 관리할 수 있게 구현한 시스템이다. 장비뿐만 아니라 대장상으로만 존재했던 교육용 소프트웨어 대장을 데이터베이스화함으로써 검색과 관리의 편리성을 높였다[10]. 또한 각종 장비의 수리내역 및 대여 내역 관리 기능을 이용하여 업무의 생산성을 높일 수 있도록 구현된 시스템이다.

2.3 QR코드를 이용한 IT 자산 관리 시스템

IT 자산의 여러 관리 부분 중 네트워크 장비, 서버, 데스크톱 PC 등의 비물리적 자산에 대한 입고부터 폐기까지의 라이프 사이클을 관리하는 시스템을 제시했다. 데스크톱 PC뿐만 아니라 스마트폰, 태블릿 등 웹 브라우저가 있는 기기 어디서든 사용 가능하도록 웹 기반으로 구현하였고 현재 다양한 분야에서 사용되고 있는 QR코드(QuickRespohseCode)를 활용하여 보다 쉽고 편리하게 IT 자산 관리를 효율적으로 운영할 수 있는 시스템이다[11].

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그림 4. 시스템 구성도[11]

위 세 가지 시스템을 비교해 보았을 때 RFID를 이용한 전산장비 관리 시스템의 주요 특징 중 하나인 RFID 기술은 직접적인 접촉이 없이도 많은 장비를 빠르게 파악이 가능하다는 것이다. 하지만 장비마다 부착하는 RF 태그와 태그를 인식하기 위한 별도의 리더기가 필요한 만큼 비교적 고가의 비용이 요구된다. PHP를 활용한 전산장비 관리 시스템은 웹을 기반으로 하여 장비와 관련된 정보를 전산화하였지만 실제 장비와 시스템에 있는 정보를 매치하는 기능이 없어 정확한 정보를 파악할 수 없는 어려움이 있다. 본 시스템에서 QR코드를 활용해 구현한 라벨 기능은 장비의 상세 정보 페이지의 URL 주소를 담은 QR코드가 웹에서 자동 생성되며, 장비에 부착된 코드를 스캔하여 정보를 확인할 수 있도록 설계하여 비용적인 문제와 장비 매칭에 대한 문제를 보완할 수 있다. QR코드를 이용한 IT 자산 관리 시스템은 자원의 라이프 사이클을 관리한다는 점과 QR코드 라벨링을 이용해 실제 장비와 매치한다는 점에서 본 논문에서 제시하는 시스템과 가장 유사하다. 하지만 통합 관리 체계에는 여러 레벨의 사용자가 존재하며 이들에게 적절한 권한을 부여하는 부분이 반드시 필요하다. 본 논문에서 제안하는 시스템에서는 사용자를 레벨로 분류하고 기능의 제한을 통해 보안적인 측면을 강화할 수 있도록 설계하였다.

Ⅲ. 정보자원 온라인 통합관리 시스템 설계

1. 시스템 개요

[그림 5]는 제안하는 시스템의 시스템 구조를 보여준다. 제안하는 시스템은 정보자원을 대상으로 단순 물품 관리가 아닌 장애/작업 관리, 통계, 보고서 출력 등 자산에 대한 전반적인 통합 관리로 확장된 개념이다. 이 시스템의 목적은 크게 네 가지로 볼 수 있다. 첫 번째로 자원의 라이프사이클 관리다. 자원이 어떤 방식으로도 입되고 운영되며 폐기되는지 단계별 운영 관리를 목적으로 한다. 두 번째로는 중앙 집중식 관리다. 개별적인 관리로 인해 전체적인 장비의 현황을 정확히 파악하는 데 어려움이 있던 기존 관리 체계의 문제점을 개선하고자 한다. 세 번째로는 실제 자원 관리이다. 본 시스템은 웹에서 모든 장비가 관리된다. 하지만 시스템에 저장된 정보와 실제 장비를 매치할 수 없다면 시스템을 효과적으로 사용할 수 없을 것이다. 이 점을 고려해 본 시스템에서는 QR코드 기술을 도입했다. 장비마다 생성되는 QR코드 라벨을 실제 장비에 부착하여 코드에 담긴 URL을 스캔 후 상세정보를 확인할 수 있도록 한다. 마지막으로는 자원 데이터 통계 활용이다. 시스템에 저장되는 많은 양의 데이터를 어떻게 사용하느냐에 따라 유용한 정보로 활용될 수 있다. 이를테면 내용연수 도래 기간을 파악하여 다음 연도 예산을 수립하거나 예산 절감을 위한 계획을 세울 수 있다. 이처럼 적절한 곳에 데 이 터를 활용하기 위해서는 그래프나 도표처럼 시각화된 자료가 도움이 된다. 직관적으로 수치를 파악할 수 있기 때문이다. 본 시스템은 위 네 가지를 목적으로 두어 설계 및 구현했다.

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그림 5. 시스템 구조

2. 시스템 흐름

[그림 6]을 통해 시스템 흐름을 확인할 수 있다. 기관 담당자는 시스템에 접근 시 로그인을 통해 권한을 부여받게 된다. 사용자 레벨별로 메뉴와 기능이 제한되어 있다. 시스템을 이용하기 위해서는 계정 정보와 기관 정보가 필요하다. 먼저 기관들의 정보를 등록하고 기관마다 계정을 하나씩 생성한다. 그리고 기관 정보와 계정 정보를 매칭해주면 하위기관 담당자들이 로그인 후 시스템을 이용할 수 있게 된다. 다음으로는 하위기관이 자원을 관리할 수 있도록 상위기관이 기준 정보를 등록하는 사전 작업을 해야 한다. 자원 유형 관리와 자원 위치 관리 등이 해당된다. 기준정보 등록을 마쳤다면 정보자원을 등록할 수 있다. 자원을 등록하면 QR코드라 벨이 자동으로 생성된다. 라벨에 관리 책임자와 취급자를 입력하고 프린트를 하여 실제 장비에 부착한다. QR 코드에는 장비에 대한 상세정보를 확인할 수 있는 URL이 담겨 있으며 스마트폰이나 태블릿 등을 통해 스캔하여 해당 페이지로 접속한다. 권한이 있는 사용자만 접근할 수 있기 때문에 로그인을 거친 후 자원에 대한 상세 정보를 확인할 수 있다. 장비에 장애가 발생하거나 작업이 필요한 경우 장애/작업 이력을 남길 수 있으며 작업 상황에 따라 처리 상태를 지정 및 확인할 수 있다. 자원에 대한 전체적인 현황을 파악하고 싶다면 통계 기능을 활용하면 된다. 하위기관에서는 해당 기관의 자원 현황을, 상위 기관에서는 전체 기관의 자원 현황을 확인할 수 있다.

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그림 6. 시스템 흐름도

3. 데이터베이스 설계

본 시스템의 데이터베이스 구조는 크게 기관 정보 관리, 정보자원 관리, 장애/작업 이력 관리로 구성되어 있다. 아래 [그림 7]은 기관 정보 관리와 관련된 테이블을 정의하고 관계를 표현한 ER 다이어그램이다. 기관 정보는 계정 테이블과 기관 ID로 1:1 매칭이 이루어진다. 자원 위치는 기관마다 반드시 필요한 데이터는 아니지만 자원 등록 시 필요하다. [그림 8]은 자원 관리 ER 다이어그램으로 정보 자원 데이터를 등록하기 위해선 기준정보인 자원 유형과 자원 위치가 존재해야 한다. [그림 9]는 장애/작업관리 ER 다이어그램으로 자원에 따라 장애/작업 이력이 존재할 수도 있고 존재하지 않을 수도 있다.

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그림 7. 기관 관리 ER 다이어그램

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그림 8. 자원 관리 ER 다이어그램

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그림 9. 장애/작업 관리 ER 다이어그램

4. 시스템 기능 정의

다음은 본 시스템의 중 기능을 설명한다. [표 2]에서는 기준 정보 관리에 대한 세부 기능을, [표 3]에서는 정보자원 관리에 대한 세부 기능을 정의한다.

표 2. 정보자원 기준정보 관리

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표 3. 정보자원 관리

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Ⅳ. 정보자원 온라인 통합관리 시스템 구현

본 시스템의 구현 환경은 [표 4]>와 같다. 서버 OS는 Linux CentOS, 웹서버는 Apache, 데이터베이스는 Tibero, 개발 언어는 PHP를 사용하였다. 성능 향상을 위해 웹서버와 DB 서버는 분리하여 구성하였다.

표 4. 구현환경

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본 시스템은 논문의 설계를 바탕으로 구현한 결과이며, 정보자원 온라인 통합관리 시스템의 전반적인 기능에 대한 설명과 구현 화면으로 이루어진다.

[그림 10]은 자원을 등록하기 위해 필요한 기준 정보로, 자원 등록 시 선택한 자원의 유형에 따라 추가적인 입력사항을 기입하게 된다. 자세한 내용은 [그림 14]의 정보자원 등록에서 확인할 수 있다. 유형에는 크게 하드웨어와 소프트웨어가 있고 밑으로 대분류, 중분류, 세 분류에 따라 구분한다. 자원 유형 등록 시 물품 목록 번호를 입력하게 되는데 물품 목록 번호는 조달청 나라장터의 물품 분류번호를 사용한다.

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그림 10. 자원 유형 관리

유형을 새로 등록하는 경우 입력한 물품 목록 번호가 데이터베이스에 존재하는지 확인하는 중복 체크 프로세스를 거친 후 최종적으로 등록한다.

장비들은 한 곳에서 보관되는 것이 아니라 사용 용도에 맞게 여러 곳에 배치되어 있기 때문에 자원의 위치를 파악하는 것이 중요하다. [그림 11]은 실제 자원이 위치하는 장소를 관리하는 기능이다. 위치 구분에는 컴퓨터실, 교무실, 창고와 같이 자주 사용되는 카테고리를 기관마다 지정해두고 상세 위치에는 층수와 같이 상세한 위치를 입력한다.

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그림 11. 자원 위치 관리

본 시스템은 기관별로 사용자 레벨을 나누어 관리되고 있기 때문에 시스템 이용을 위해서는 기관의 정보와 기관별 계정이 필요하고 이 두 가지 정보를 매칭하는 작업 또한 필요하다. [그림 12]의 기관 정보 등록 화면에서 계정 검색 버튼을 클릭하면 아직 기관과 매칭되지 않은 계정들의 목록이 표시되며 이중 매칭할 계정을 선택하여 등록한다.

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그림 12. 기관 정보 등록

자원 등록에 필요한 기준 정보 준비를 마쳤다면 [그림 14]와 같이 자원을 등록할 수 있다. 앞서 설명한 기준 정보 관리는 별도의 관리 메뉴가 존재하지만 ‘관리’ 버튼을 클릭하면 해당 기능을 관리할 수 있는 팝업창이 띄워진다. 이 팝업창을 통해서 등록 화면에서 벗어나지 않고 Ajax 통신을 하여 비동기 처리가 가능하도록 구현했다. 또한 자원의 유형별로 추가적인 세부 입력 사항이 조금씩 달라지는데 [그림 14]와 같이 자원 유형을 컴퓨터 서버로 선택하면 CPU, 메모리, 하드디스크용 량을 입력하는 항목이 생기고, 소프트웨어를 선택하여 시리얼 넘버, 라이선스 만료 기간 등을 입력하는 항목이 생긴다. 자원 등록 시 입력한 항목으로 여러 조건을 주어 검색이 가능하다. 자원 등록을 마치면 목록에서 등록된 자원들을 확인할 수 있으며 상위 기관에서는 전체 기관의 자원을 파악할 수 있고 하위 기관에서는 해당 기관에서 보유 중인 자원 현황만 확인 가능하도록 구현했다.

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그림 13. 정보자원 관리목록

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그림 14. 정보자원 등록

자원을 웹으로 관리하면 편리하고 효율적인 운영을 할 수 있지만, 실제 장비와 매치할 수 없다면 시스템을 효과적으로 사용하지 못할 것이다. 이 기능은 [그림 15]과 같이 자원의 상세페이지로 향하는 URL의 정보를 담고 있는 QR코드가 포함된 라벨을 만들어 준다. 장비마다 관리 책임자, 취급자를 입력할 수 있으며 작성한 라벨을 프린트하여 장비에 부착하는 방식이다. 스마트폰을 통해 QR코드를 스캔하면 로그인을 거쳐 장비에 대한 정보 열람의 권한이 있는 사용자만 [그림 16]과 같이 자원 상세 페이지로 접근이 가능하다.

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그림 15. 정보자원 QR코드 라벨 화면

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그림 16. 정보자원 상세보기 모바일 화면

PC, 서버 등 장애가 발생할 경우 원인과 조치사항 같은 상세한 내용을 기록하여 장애 이력을 파악할 수 있어야 한다. [그림 17]과 [그림 18]은 이를 구현한 결과를 보여준다. 어떤 장비에 대한 장애인지 등록하기 위해 자원 검색이 우선적으로 진행되어야 한다. 자원 검색 버튼은 클릭하면 [그림 19]와 같이 기관마다 등록된 자원 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 띄워진다. 여기서 자원명을 선택 후 장애 발생일, 장애 내용, 후속 조치 등 상세한 정보를 입력한다. 장애 관리는 작업 이력 관리와도 연관성이 있다. 장애로 인한 장비의 추가적인 작업이 필요한 경우 연관 작업 항목에 ‘있음’ 상태로 등록을 한다. 이 경우는 장애에 대한 처리가 완전히 끝나지 않았기 때문에 ‘처리 중’ 상태로 표시된다. 추후에 작업 이력 관리에서 장애에 대한 처리 내역을 등록하면 장애 상태도 ‘조치 완료’ 상태로 변경된다.

그림 17. 장애 관리 목록

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그림 18. 장애 관리 등록 화면

그림 19. 장애 관리 – 자원 선택 팝업창

작업 이력 관리는 장애가 발생한 경우가 아니더라도 장비에 대한 점검이나 어떤 이슈에 대한 기록이 필요할 경우를 위해 구현한 기능이다. 장애 관리 프로세스와 같은 방식이며 작업 이력 등록화면에서 자원 검색 버튼을 클릭하면 자원을 선택할 수 있는 팝업창이 띄워진다. 만약 장비에 대한 장애 연관 작업이 등록되어 있는 경우 연관 작업 항목에서 확인 가능하며 연관 작업이 있는 장비가 우선적으로 노출되도록 정렬되어 있다.

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그림 20. 작업내역 목록

다음은 데이터베이스에 저장된 정보자원 데이터를 활용하여 기관별, 자원 유형별, 자원상태별 등 주요 카테고리를 설정하여 구현한 통계 화면을 [그림 21]부터 [그림 25]를 통해 확인할 수 있다.

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그림 21. 메인 통계 화면

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그림 22. 기관유형별 자원상태 통계

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그림 23. 기관유형별 운영 상태 통계

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그림 24. 기관별 자원 상태 통계

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그림 25. 기관별 운영 상태 통계

많은 양의 데이터를 단순 숫자 정보나 텍스트만으로 파악하기 쉽지 않기 때문에 도표와 그래프와 같은 시각적 요소를 활용해 한눈에 파악할 수 있도록 구현했다. [그림 21]은 메인 통계 화면으로 사용자의 레벨(상위 기관, 하위기관 등)에 따라 조금씩 다르게 구성된다. 표의 기관명을 클릭하면 해당 기관의 정보 자원 현황을 확인할 수 있는 페이지로 이동한다.

[그림 22] 및 [그림 23]은 정보 자원 종합 현황에서 확인할 수 있는 기능으로 상위기관 레벨에서 기관 유형별로 자원상태와 운영상태 현황을 확인할 수 있다. [그림 24]와 [그림 25]는 하위 기관 레벨에서 해당 기관이 보유한 자원 현황의 통계이다.

Ⅴ. 결론

본 논문은 QR코드를 활용한 정보자원 온라인 통합 관리 시스템을 설계 및 구현하였다. 제안하는 시스템은 스마트폰, 태블릿, PC 등 이용해 인터넷을 사용할 수 있는 환경에서 접근성을 높였다. 하드웨어, 소프트웨어, 네트워크 장비 등 다양한 정보자원의 유형에 맞게 자산마다 특성을 고려하여 관리할 수 있도록 구현하였다. 또한 중앙집중식 통합 관리 체계를 구축함으로써 장비를 문서상으로 관리하거나 개별적으로 관리하는 등 관리 정보가 누락될 수 있는 기존 관리체계의 문제점을 개선할 수 있었다. 또한 자원 데이터를 그래프나 도표와 같이 시각적인 표현을 강화한 형태의 통계로 구현함으로써 많은 양의 데이터를 한눈에 확인할 수 있게 하고 통계 데이터를 활용하여 예산 수립을 하거나 예산 절감을 위한 계획에 활용하는 데 도움을 줄 수 있다. 이 시스템을 효과적으로 이용하고 정확한 통계를 도출하기 위해서는 기관별로 보유하고 있는 모든 장비들의 전산화가 이루어져야 할 것이다. 향후에는 유지관리사업자가 장비를 관리할 수 있도록 범위를 넓힐 계획이다. 현재 개발된 시스템에서는 기관 담당자가 도입된 장비에 대한 모든 정보를 관리하도록 구현하였다. 하지만 장비에 대한 상세정보 파악이나 장애 처리 같은 경우는 유지보수업체를 통해 이루어진다. 이 점을 고려하여 기관마다 유지관리사업자를 지정하여 담당 장비를 직접 관리할 수 있도록 권한을 준다면 업무의 효율성을 높일 수 있을 것이다. 이외에도 정보자원을 더욱 효율적으로 관리할 수 있도록 꾸준한 기능개발/개선을 하여 정보자원관리에 특화된 시스템으로 발전할 수 있도록 보완할 예정이다.

References

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