A Study of Document Creation and Management in Braille Libraries

점자도서관의 문서 생산과 관리에 관한 연구

This study aims to present a Braille Library document creation and management status, and to identify ways to improve. This research field surveys and interviews were conducted three institutions, the quality requirements of the ISO 15489 standards. As a result, the Braille Library document management improvement plan is as follows. First, the policy and regulatory maintenance is needed. Copy of the regulations on the creation and management, access rights and related document management policies should be developed. Second, the document creation process needs to be improved. Electronic approval system responsible for the creation of persons who are visually impaired, visually impaired people can read documents created during document creation, and introduced measures and braille labels on the files attached to will have to be prepared. Third, the document management process needs to be improved. Changes in the creation copy of the records, and preserved along with the preservation of the original and the copy to have the same period, appointed to manage one set of all copies of the authentic copy of the plan is also required. Finally, for document management system should be introduced. Systematic document management system that can be introduced is required. This system will be designed to be accessible to the visually impaired, the search.

이 연구는 점자도서관 문서 생산과 관리의 실태파악을 하고, 개선방안을 제시하는 것을 목표로 하고 있다. 이 연구는 3개 기관을 현장조사와 면담을 실시하였고, ISO 15489의 품질요건을 기준으로 분석했다. 그 결과, 점자도서관 문서 관리 개선방안은 다음과 같다. 첫째, 정책 및 규정 정비가 필요하다. 사본 생산과 관리에 관한 규정, 접근권한과 관련된 문서 관리규정의 마련이 요구된다. 둘째, 문서 생산 프로세스 개선이 필요하다. 시각장애인의 책임 있는 생산을 위해 Electronic approval system을 도입하고, 문서 생산 시 시각장애인이 읽을 수 있는 문서를 함께 생산, 그리고 문서철에 점자라벨을 부착하는 방안도 마련되어야 할 것이다. 셋째, 문서 관리 프로세스 개선이 필요하다. 사본 생산 시 변경 내역을 기록하고, 원본과 사본의 보존기간을 동일하게 부여하여 함께 보존하고, 모든 사본을 진본사본으로 정하여 하나의 세트로 관리하는 방안도 필요하다. 마지막으로 문서관리를 위한 시스템 도입이 필요하다. 체계적인 문서 관리를 할 수 있는 시스템 도입이 요구된다. 이 시스템은 시각 장애인이 접근, 검색이 가능하도록 설계되어야 할 것이다.